Gestion des interventions terrain et géolocalisation : ce qu’il faut savoir.

Améliorer la réactivité, augmenter la productivité, renforcer la satisfaction clients… Les systèmes de géolocalisation gagnent du terrain au sein des entreprises de service qui gèrent des équipes mobiles.

Comment fonctionnent ces systèmes ? Comment respecter et appliquer correctement le cadre réglementaire ? Quelles bonnes pratiques mettre en place aux seins des équipes, afin de les informer et renforcer la collaboration ?

Le Guide Praxedo

Géolocalisation du technicien, CNIL et RGPD : les règles à suivre

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Géolocalisation des techniciens terrain : rappel de fonctionnement et bénéfices

Équipés de leur application mobile, les techniciens terrain transmettent ainsi leur position, via un système de géolocalisation par satellite (GPS), au moment de la synchronisation de leur smartphone avec la solution de gestion des interventions. 

Ces données de localisation collectées permettent alors aux entreprises de suivre en temps réel leur activité terrain et d’optimiser la planification de leurs interventions si besoin. Ainsi, elles gagnent en réactivité pour gérer les urgences et fournir un suivi précis à leurs clients.

Focus juridique sur la géolocalisation des techniciens

La géolocalisation des techniciens occupe une place centrale sur le plan juridique. En effet, la collecte et le traitement des données de localisation soulèvent des questions importantes en matière de vie privée et de respect des droits fondamentaux des travailleurs. 

Respect de la vie privée et protection des données personnelles

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les entreprises sont tenues de garantir que la géolocalisation des techniciens respecte les principes de légalité, de transparence et de proportionnalité. Cela implique notamment d’obtenir le consentement des employés avant de collecter leurs données de localisation, de fournir des informations claires sur les finalités de cette collecte et de limiter l’utilisation des données à des fins légitimes. 

Géolocalisation des techniciens : quelles mesures pour garantir la sécurité des données ?

Prendre des mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des données passe généralement par l’adoption de mesures telles que le chiffrement des données et l’accès sécurisé aux systèmes de géolocalisation. 

Cela passe aussi par le choix effectué en matière de logiciel Saas de gestion des interventions terrain. S’assurer que celui-ci est certifié ISO 27001, c’est s’assurer qu’il met en place un système suffisant, répondant à cette norme internationale, pour gérer les risques liés à la sécurité des données qu’il est amené à traiter. 

Cela implique par ailleurs la sécurisation des appareils et des réseaux utilisés pour collecter et traiter les données, la mise en œuvre de politiques de gestion des accès et des identités, ainsi que la formation des employés sur les bonnes pratiques en matière de sécurité des données.

Non-respect du cadre réglementaire : quelles sanctions en matière de géolocalisation ?

En cas de non-respect de ces obligations, les entreprises s’exposent à des sanctions financières sévères, ainsi qu’à des actions en justice de la part des employés pour violation de leur vie privée et de leurs droits fondamentaux. En effet, la CNIL peut infliger des sanctions administratives pouvant aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé. 

Quelles bonnes pratiques et recommandations mettre en œuvre en matière de géolocalisation des techniciens terrain ?

DPO, RH… qui porte la responsabilité de la conformité aux réglementations ? 

Dans les grands groupes, le Délégué à la Protection des Données (DPO) joue un rôle essentiel dans la mise en conformité de l’entreprise avec le RGPD et dans la gestion des données de géolocalisation. Il est chargé de conseiller l’entreprise sur ses obligations en matière de protection des données, de surveiller la conformité aux règlements, de coopérer avec les autorités de contrôle et de servir de point de contact pour les individus concernés par le traitement des données. 

Dans le contexte de l’utilisation de la géolocalisation, le DPO doit veiller à ce que les pratiques de l’entreprise respectent les principes de protection des données et à ce que les droits des individus soient respectés.

La responsabilité de garantir la conformité aux réglementations sur la protection des données personnelles incombe toujours à l’entreprise dans son ensemble. Par conséquent, si elle ne dispose pas d’un DPO à proprement parler, le responsable informatique, le responsable RH, ou encore un consultant externe peuvent être désignés pour superviser ces responsabilités.

Consentement des employés et transparence dans l’utilisation de la géolocalisation

• Consultation et implication des instances représentatives du personnel.

L’utilisation de la géolocalisation peut avoir un impact significatif sur les droits des travailleurs, notamment en matière de vie privée et de surveillance. Par conséquent, il est crucial pour les entreprises de consulter et d’impliquer les instances représentatives du personnel dans la mise en place de solutions utilisant un système de géolocalisation. Cette consultation permet d’informer les employés, de prendre en compte leurs préoccupations et de trouver un équilibre entre les besoins opérationnels de l’entreprise et le respect des droits des travailleurs.

• Information des salariés : transparence et respect.

L’information des salariés sur l’utilisation de la géolocalisation est essentielle pour garantir la transparence et le respect de leurs droits. Ils doivent être informés de manière claire et compréhensible sur les raisons pour lesquelles la géolocalisation est utilisée, sur les données collectées, sur la manière dont elles seront utilisées et leurs droits en matière de protection.

Mise en place de politiques internes conformes à la législation en vigueur

La mise en place de politiques internes conformes à la législation en vigueur est essentielle pour assurer une utilisation responsable et légale de la géolocalisation des techniciens terrain. 

Ces politiques doivent définir la légitimité de la géolocalisation, telles que le pilotage et le suivi des interventions terrain, ainsi que les procédures à suivre pour obtenir le consentement des employés et assurer la sécurité et la confidentialité des données. De plus, ces politiques doivent préciser les droits des employés en matière de vie privée, ainsi que le droit d’accès, de rectification et de suppression de leurs données. 

Ces politiques doivent, par ailleurs, être régulièrement mises à jour pour garantir leur conformité avec l’évolution de la législation. 

Point clé : la formation des employés et la sensibilisation aux enjeux de la géolocalisation

Les entreprises doivent sensibiliser leurs employés aux implications juridiques et pratiques de la géolocalisation. Il s’agit notamment de couvrir l’ensemble des sujets tels que les droits, les obligations et les bonnes pratiques pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations géolocalisées. 

Parallèlement, les entreprises doivent encourager un dialogue ouvert et transparent avec leurs employés, en leur offrant la possibilité de poser des questions, de partager leurs préoccupations et de contribuer à l’élaboration des politiques et des procédures liées à la géolocalisation. 

Ainsi, en adoptant une approche proactive et transparente dans l’élaboration de politiques internes, les entreprises peuvent également renforcer la confiance de leurs employés et prévenir les risques juridiques liés aux questions de géolocalisation.