Gestion d’interventions : Comment accélérer votre facturation ?

Combien de temps s’écoule entre le travail effectif de vos équipes terrain et le moment où vous êtes en mesure de facturer vos clients ? Plusieurs jours ? Plusieurs semaines ?

Il est temps de perfectionner votre gestion d’interventions grâce à un logiciel de gestion des interventions adapté à votre activité !

Découvrez comment accélérer vos délais de facturation très rapidement.

Le Guide Praxedo

Logiciel de gestion d’interventions pour techniciens : évaluer ses besoins, faire le bon choix.

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Comment une mauvaise gestion d’interventions vous fait perdre du temps

Quelle méthode régit votre process de facturation ? Si vous utilisez encore le papier ou des tableurs Excel, vous pourriez augmenter très rapidement vos délais grâce au simple usage d’un logiciel 100 % dématérialisé.

2 systèmes de facturation pour une comparaison édifiante

L’entreprise canadienne Tundra Process Solutions témoigne des impacts d’une telle transition. En automatisant la gestion des employés sur le terrain, ils ont tout simplement réduit leur temps de facturation de 75 %. Avant le passage à un logiciel de gestion des interventions, ce process pouvait durer jusqu’à 5 semaines.
 
Quand tous les comptes-rendus se faisaient par écrit papier, les techniciens étaient obligés de retourner sans cesse au bureau pour y déposer des documents. Ces allers-retours, en plus d’empiéter inutilement sur le temps de disponibilité de tous les collaborateurs, avaient un coût non négligeable. Si, au contraire, ils limitaient leurs trajets, les dossiers arrivaient à l’entreprise plusieurs jours après l’intervention effective…

Accélérez votre facturation et profitez de ces avantages

Lorsque les heures non facturables augmentent, c’est toute la productivité de l’entreprise qui en pâtit. Et avec un fonctionnement lié au papier, le travail est, lui aussi, multiplié : les équipes terrain remplissent à la main (ou sur un terminal non connecté) leurs rapports d’interventions, qui doivent ensuite être retranscrits dans Excel ou dans un ERP par les services administratifs.
 
La première conséquence appréciable d’une facturation rapide et efficace est l’augmentation significative du cash flow, ou flux de trésorerie. Vous allez revoir à la hausse votre capacité à investir et atteindre enfin vos objectifs.

Mais surtout, si le système tout papier quelque peu archaïque peut être envisageable pour une petite équipe, dès que l’entreprise grandit, s’organiser devient impossible.

Une seule solution : l’automatisation.

Comment mieux organiser votre gestion d’interventions sur le terrain ?

La révolution permise par une gestion des tournées  automatisée commence sur le terrain. Toutes les données nécessaires à la facturation sont récoltées et consignées par vos techniciens, livreurs ou auditeurs. Leur tâche étant par essence mobile, il est fondamental que leur équipement le soit aussi. C’est pourquoi les logiciels en mode SaaS  ont le vent en poupe : ils étendent leur présence de 16 % par an, en France.

Comment accélérer vos facturations grâce à une solution mobile

Depuis l’application mobile technicien installée sur smartphone ou tablette, vos collaborateurs remplissent directement sur place un rapport d’intervention entièrement dématérialisé. Assurez-vous de choisir un outil personnalisable et intuitif, comme le logiciel de gestion de tournées Praxedo.

Cette solution permet de préparer des comptes-rendus d’intervention adaptés à votre métier et à vos besoins : questions fermées, cases à cocher, menus déroulants, réponses préprogrammées… En ayant peu de données à écrire lui-même, votre technicien peut gagner du temps, même s’il a peu de connaissances informatiques. Praxedo permet également de contrôler automatiquement les saisies afin d’éviter les erreurs. Si le formulaire est incomplet, il est impossible de le valider.
 

Conseils pour choisir un logiciel vraiment utile

Choisissez toujours votre logiciel de gestion des interventions en fonction des plus qu’il vous apporte. Vous devez pouvoir mettre à profit les avantages des nouvelles technologies pour une efficacité maximale. Une solution paramétrable comme Praxedo vous permet d’étoffer vos formulaires de champs vraiment utiles.

Vos techniciens peuvent par exemple facilement scanner un code barre ou un QR code. Ils peuvent également prendre des photos et vidéos sur place, plus efficaces qu’une description par les mots.Et surtout, vous obtenez – pour des bons de commande ou de livraison par exemple – la signature électronique du client final directement, via le terminal connecté et tactile.Vous êtes alors en mesure de lui envoyer ces documents par e-mail instantanément, mais aussi de facturer l’intervention dans la journée.

Ces 3 éléments qui vous permettent de facturer rapidement

Centralisez vos données pour accélérer votre process de facturation

Lorsque vous passez à un système de gestion des interventions entièrement dématérialisé, toutes les données nécessaires à la facturation finale sont réunies au même endroit. Dans votre logiciel, tout est consigné. Certaines informations sont même relevées automatiquement : les déplacements de vos techniciens peuvent être confirmés par GPS et leurs temps de trajets sont enregistrés.
 
Avec les fonctions de scan, présentes dans Praxedo, et la possibilité d’avoir un catalogue d’articles, chaque collaborateur terrain peut indiquer avec précision de quel matériel il dispose et de quoi il a eu besoin pour mener à bien sa mission.

Les formulaires complets permettent, quant à eux, de rendre compte avec précision des opérations effectuées sur place et du succès de l’intervention, le tout en temps réel. Désormais, la remontée des informations d’intervention est instantanée.
 
À noter : veillez à choisir un logiciel également accessible off-line, surtout si vos équipes accèdent à des zones non couvertes pas le réseau mobile, comme un souterrain. Praxedo, par exemple, synchronise tout simplement les modifications apportées dès que vous avez accès à une connexion.

Choisissez un logiciel compatible avec votre ERP

Seule une solution de gestion complète et hautement compatible peut vous assurer une fluidité parfaite. Il serait inutile d’optimiser votre temps grâce aux rapports techniques si vous deviez transférer manuellement l’ensemble des données vers votre logiciel de gestion comptable.
 
En choisissant Praxedo, vous avez accès à des interfaces de programmation en SOAP, afin de relier facilement votre nouveau logiciel à votre système d’information préexistant.

Pour les ERP les plus utilisés, tels que Sage 100 ou Salesforce, des connecteurs natifs sont à votre disposition, pour une synchronisation parfaite. Votre flux de données est centralisé et automatisé à son tour.

Accélérez aussi l’établissement des fiches de paie

Avec des outils de gestion des interventions efficaces, non seulement vous boostez votre délai d’encaissement, mais l’établissement des fiches de paie s’en trouve lui aussi facilité. Vous avez directement accès aux heures travaillées, sans que vos techniciens aient à remplir de fiches horaires. Le pointage se fait désormais en un clic !

Au-delà de la facturation : de précieux outils d’analyse

Cette précision des données vous ouvre l’accès à une dimension très importante pour l’augmentation de votre productivité : la visibilité. Avec les documents papier, difficile de connaître la productivité des techniciens ou les heures facturables.

Grâce à une solution de gestion de tournées telle que Praxedo, vous pouvez définir votre First Time Fix Rate, savoir quel technicien est le plus efficace et pourquoi. Cette traçabilité permet aussi de vous améliorer, en comprenant les erreurs commises et en réduisant les heures non facturables de vos équipes.