Frigoristes, choisissez un logiciel pour vous accompagner sur toutes vos interventions

Que ce soit dans les grandes surfaces, les pharmacies, la restauration, les laboratoires, l’industrie, la chimie ou le transport frigorifique, le Froid est partout. Congélateurs, chambres Froides, vitrines, dessertes et armoires réfrigérées, cellules de refroidissement, distributeurs à granité… il existe aujourd’hui pléthore de matériels dédiés. Les lourdes conséquences sur la santé, et les pertes financières produites par une rupture du Froid, contraignent les exploitants de tous ces équipements à une grande vigilance sur leur fonctionnement. Installations, contrôles, dépannages, sont autant d’activités assurées par des prestataires de services qualifiés : les frigoristes. 

Aujourd’hui, le métier de frigoriste se complexifie sous la pression de divers éléments, notamment la diversité des équipements, la pénurie de compétences ou encore le turn over des effectifs.

Dans ce contexte, comment vous assurer que vous dispatchez le technicien le plus compétent, celui qui maîtrise à la fois l’équipement, l’historique des interventions chez le client, et qui est disponible au plus tôt ? Heureusement, des outils digitaux sous la forme de logiciels de gestion des interventions existent pour vous accompagner dans cette tâche. 

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BÉNÉFICIEZ D’UNE VISION EN TEMPS RÉEL DES ACTIVITÉS DES TECHNICIENS DE TERRAIN

Le rôle du planificateur consiste à concevoir le planning des techniciens de terrain. Il doit non seulement organiser le travail de la journée en fonction des exigences contractuelles liant l’entreprise avec ses clients (contrat de maintenance, mensuel, trimestriel, bi-annuel, etc) mais aussi être en mesure d’intégrer rapidement dans le planning des interventions en cas d’imprévus.

Mener à bien cette mission nécessite d’avoir en permanence sous les yeux toutes les informations relatives à l’équipe de terrain : où sont-ils ? Sont-ils en avance ou en retard sur le planning prévu ? Sur quel type d’intervention travaillent-ils ? Est-ce une urgence ? Un contrat de maintenance classique ? Combien de temps doit durer l’intervention ? Où en sont-ils dans leur intervention ? Disposer en temps réel de ces informations leur permet de réagir rapidement en cas d’incident chez un client.

Eric Legac, Responsable d’Agence Paris Est & Responsable Technique Froid Ile de France, chez Quietalis, nous explique : « Grâce aux outils de géolocalisation, le planificateur connait le lieu d’intervention des techniciens et peut donc évaluer le temps qu’ils mettront à rejoindre le site d’une urgence. Cette donnée est particulièrement importante avec les clients des GMS (grandes et moyennes surfaces), secteur très réglementé et où les incidents sont sources de pertes financières et d’une mauvaise image de l’enseigne. »

RECUEILLEZ TOUTES LES INFORMATIONS NÉCESSAIRES SUR LA PANNE

Il est pertinent pour le planificateur de pouvoir consulter un historique des plannings afin de repérer d’éventuelles anomalies récurrentes sur un même équipement ou sur un même site. Des interventions trop récurrentes sur un équipement donné révèlent une situation anormale qu’il est bien de signaler au technicien de terrain lorsqu’il part en dépannage.

« Il est intéressant pour un technicien qui n’est pas un habitué du compte client, de savoir qu’une intervention a déjà eu lieu 15 jours avant et d’être informé sur la réparation effectuée. Cela lui permet de réduire les hypothèses de la cause de la panne et lui fait gagner du temps. » poursuit Eric Legac.

IDENTIFIEZ LES COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES DE VOS TECHNICIENS

Le planificateur doit être capable en un instant d’identifier le profil le plus qualifié pour intervenir sur le compte. Il doit donc pouvoir visualiser pour chaque technicien sa fiche de compétences et repérer le lieu où il se trouve pour le dépêcher d’urgence sur le site.

Il doit organiser son planning de façon à préserver ses ressources rares pour les interventions les plus complexes ou chez les clients les plus importants ou sensibles, comme ceux en cours de renouvellement de leur contrat de maintenance. 

Aujourd’hui, les frigoristes doivent faire face à la diversité et à la complexité technologique des machines, aux réglementations toujours plus drastiques et à la pénurie de compétences. Utiliser des outils digitaux est sans nul doute l’un des moyens les plus efficaces pour répondre à toutes ces contraintes.

Grâce à une solution web reliée au système d’information de l’entreprise (ERP, CRM, etc.), les planificateurs et managers accèdent à toute une masse d’informations indispensables à l’exercice de leurs missions (planning, compétences techniciens, informations clients, informations parcs machines, indicateurs, interventions, etc.) et l’application mobile permet aux techniciens de terrain de disposer de toutes les données dont ils ont besoin pour réaliser leurs interventions (coordonnées clients, GPS, fiches techniques, Cerfa en ligne, fiche d’interventions pré remplies, etc.)

Les outils numériques vous permettent donc d’optimiser vos processus, de gagner en productivité et de réduire vos coûts. Ils vous donnent aussi les moyens de satisfaire les exigences clients en termes de temps et de qualité d’intervention.