Frigoristes, connaissez-vous les attentes de vos techniciens ?

Le secteur du froid est particulièrement demandeur pour les techniciens : obligations de remplir des formulaires complexes, besoin de flexibilité sur le terrain pour répondre aux attentes des clients et exigences techniques font partie de leur quotidien. En tant que manager de vos équipes, vous connaissez leurs problématiques. 

Mais savez-vous comment y répondre et disposez-vous des bons outils pour leur faciliter la tâche ? Une meilleure gestion des besoins de vos techniciens sur le terrain signifie une fidélisation de vos équipes et moins de turn over – des arguments de poids pour vous pencher sur le sujet.

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DISPOSER DES BONNES INFORMATIONS SUR L’INTERVENTION

Dans le cadre de son intervention, le technicien de terrain a besoin d’un grand nombre d’informations : nom du client, adresse, coordonnées des personnes présentes sur site et chargées de l’accueillir (nom, téléphone). Il doit aussi disposer d’un outil de géolocalisation.

Il est nécessaire de bénéficier d’une application qui gère des bons d’interventions sur lesquels figure une fiche de site, avec le type d’intervention, le client, ainsi que ses coordonnées. Cela permet une gestion autonome de l’utilisateur dans son plan de tournée, mais aussi de retrouver les contacts et informations utiles directement dans l’application dont l’adresse et le numéro de téléphone client. 

ACCÉDER AUX INFORMATIONS SUR L’INSTALLATION

Disposer de l’historique des incidents sur les équipements, avoir les fiches techniques des machines, les plans d’une pièce, connaître le type de fluide et le volume mis dans tel ou tel équipement… sont autant d’informations nécessaires aux interventions de maintenance ou aux dépannages des machines. Mais, disposer de toutes ces informations d’intervention nécessite de les dématérialiser car il est impossible de transporter une documentation papier aussi volumineuse sur site.

L’accès du technicien à la bonne information sur chaque équipement à traiter est essentiel pour la réussite de l’intervention. Il est pertinent pour un technicien de recueillir une information complète de l’équipement sur lequel il va devoir intervenir : quelle machine, quelle référence, quel liquide frigorigène, quelle année de mise en service et l’historique des interventions réalisées sur l’équipement. Ces informations téléchargées dans une application permettent d’y avoir accès même hors connexion. Ainsi, pour Mathieu Cecchinel, de GreenFlex, « Les bons d’intervention sont de plusieurs sortes et sont préconfigurés par l’utilisateur à sa guise. Ainsi, l’utilisateur chargé d’intervention sera guidé pas à pas sur les différents champs à remplir tels que l’équipement, sa référence, son type de fluide… »

En outre, dans le cadre d’un contrat de maintenance, disposer d’une solution numérique pertinente et connectée à sa base d’équipements permet au mainteneur de mettre à jour en temps réel le parc de machines d’un client. Ainsi, un équipement hors d’usage, et remplacé par un autre, se trouve immédiatement retiré de la base de données, et le nouveau ajouté. Grâce à cette mise à jour du parc en temps réel, le technicien peut recevoir sur sa tablette ou son smartphone la nouvelle fiche technique de la machine installée.

La dématérialisation et la digitalisation des process et des supports d’intervention jouent donc un rôle primordial dans le bon accès du technicien à l’information nécessaire pour accomplir ses interventions.

RÉALISER RAPIDEMENT DES COMPTES-RENDUS EFFICACES

À chaque intervention, le technicien doit produire un compte rendu qui viendra enrichir l’historique de l’équipement du client. La rédaction manuscrite est souvent complexe au vu de la rapidité avec laquelle elle doit être exécutée et les conditions dans lesquelles elle est réalisée. Résultat : le document papier est souvent incomplet, parfois illisible et égaré.

« Un bon d’intervention numérique permet de gagner en efficacité. Constitué de champs préremplis et accessibles par menu déroulant ou des champs vides pour annoter des commentaires, ce document dématérialisé constitue une véritable feuille de route pour le technicien. Ces outils numériques permettent de gagner du temps, simplifient la rédaction et préviennent tout oubli d’informations. Le bon d’intervention ne peut être clos qu’une fois l’ensemble des éléments obligatoires renseignés » confirme Mathieu Cecchinel, de GreenFlex.

De plus, dans le secteur, les équipements sont souvent renouvelés. Avoir des informations techniques sur les matériels est donc important pour vos techniciens, tout comme la possibilité d’accéder rapidement aux références des pièces changées.

Le type de fluide changé et les volumes retirés et remis sont des éléments majeurs du compte rendu. Calculer ces quantités réclame de l’attention. Proposer des champs préremplis dans le document dématérialisé réduit les erreurs. Ainsi, un outil digital permet d’assurer la cohérence des informations saisies dans le compte rendu du technicien. En cas de divergence, ou d’incohérence entre différents champs de données saisies, le technicien est alerté et peut rectifier l’erreur dans l’instant. Ensuite, une fois le bon d’intervention numérique clos, il est envoyé par mail au client.

Pour le technicien, une solution digitale, simplifie les tâches administratives et lui permet d’apporter la preuve de l’intervention à son manager en cas de litige ultérieur avec le client. 

L’information est tracée, archivée et peut être ressortie à n’importe quel moment. C’est un confort et un gain de temps précieux tant pour le technicien que pour son manager.

Pascal Heurtevin, du GRIFFI, le confirme : « Le document numérique permet une plus grande traçabilité à la fois pour le client et le prestataire. Cela est particulièrement important dans le secteur GMS où les interventions sont fréquentes, avec des délais d’intervention courts et devant être justifiés, et où le suivi réglementaire des équipements est grandissant. » 

Un constat partagé par Mathieu Cecchinel, de GreenFlex : « Cette traçabilité permet d’améliorer et garantir le suivi dans le temps des interventions sur site sur des prestations en contrat ou hors contrat. L’utilisateur peut ainsi facilement renseigner et partager ses dates d’interventions avec les différentes parties prenantes. »

Enfin, il est important de préciser que dans le cadre de l’adoption d’une solution digitale, le fonctionnement en mode Offline est indispensable dans le secteur Froid. Le technicien doit pouvoir saisir ses données en temps réel dans son application au cours de son intervention, et ce, d’autant plus que les entrepôts du Froid n’ont bien souvent pas de réseau internet. 

Les données sont synchronisées dès que le technicien est à nouveau couvert par un réseau.

REMPLIR FACILEMENT UN CERFA COMPLEXE

À l’issue de toute opération nécessitant la manipulation de fluides frigorigènes effectuée sur un équipement, le technicien doit remplir un Cerfa 15497. Outre les coordonnées du client, le technicien doit indiquer l’équipement sur lequel il est intervenu, la nature de son intervention, le type de fluide concerné, les quantités de fluides chargées, récupérées, la périodicité des contrôles. Notez que le champ « quantité » est source de risques, car il nécessite parfois des conversions.

« Au-delà de la complexité pour le technicien de remplir le Cerfa, son contrôle et l’extraction de l’information depuis le document papier sont chronophages et sans valeur ajoutée.» , nous dit Eric Legac, Responsable d’Agence Paris Est & Responsable Technique Froid Ile de France chez Quietalis.

Comme le compte rendu papier, le Cerfa est parfois égaré. Or c’est un document administratif obligatoire : sa complétude, son archivage et sa traçabilité sont des enjeux essentiels pour tout prestataire de maintenance dans le secteur Froid.

Afin de faciliter les tâches de vos techniciens sur le terrain, un logiciel de gestion des interventions adapté à vos problématiques métier est donc un atout indéniable.