Les fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion d’interventions pour le secteur du CVC

En matière de CVC, toutes les interventions d’installation ou de SAV ne se valent pas. Echangeur de chaleur endommagé, brûleur défaillant, évaporateur gelé, pic anormal de consommation énergétique… Au-delà même de l’entretien ou du remplacement des équipements, de réelles qualifications sont nécessaires au sein des équipes pour intervenir efficacement et en toute sécurité. 

Afin d’accompagner les entreprises de service du secteur CVC, la digitalisation des process est un véritable atout. Il existe en effet un certain nombre de fonctionnalités dédiées au problématiques métiers des professionnels du chauffage, de la ventilation et de la climatisation, afin de mener à bien leurs opérations de maintenance.

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Installation et entretien CVC : comment réaliser un plan de maintenance ?

Les systèmes de chauffage, ventilation et climatisation sont essentiels au confort et à la sécurité des bâtiments. Néanmoins, ils sont relativement complexes et nécessitent un entretien régulier. 

Qu’il s’agisse de maintenance préventive ou d’une urgence, le meilleur moyen de répondre efficacement à une demande d’intervention sur un système CVC est de se munir d’outils de planification optimisés. C’est pourquoi, s’appuyer sur une solution de gestion d’interventions permet aux opérateurs de mieux utiliser leurs ressources et leur temps. 

Connaître les qualifications et disponibilités des techniciens terrain

Tout le monde ne s’improvise pas expert du CVC. Et au sein même de la profession, tous les techniciens terrain ne sont pas experts des mêmes équipements et types d’interventions. C’est notamment le cas, lorsqu’il s’agit de manipuler certains gaz ou fluides frigorigènes. Une attestation d’aptitude et de capacité est alors obligatoire. 

Pour l’opérateur planning, disposer de ce type d’information au moment de planifier une intervention chez le client est crucial. C’est pourquoi, utiliser un outil de planification avancée peut faire la différence. En un clin d’œil, le planificateur visualise qui est disponible, quand, et quelles sont ses qualifications. 

Recueillir et communiquer les informations client et machines

La digitalisation permet également un accès en temps réel à toutes les informations nécessaires au bon déroulement d’une intervention, grâce au Cloud. Ainsi, le gestionnaire sur la plateforme web, comme le technicien sur l’application mobile, disposent de tous les éléments relatifs au client : 

• contrat de maintenance, 
• historique d’interventions de chaque machines, 
• listes de matériels et équipements nécessaires à la résolution de la panne.

Optimiser la planification des interventions et des tournées

Enfin, une planification optimisée consiste également à prendre en compte la notion de tournée. En effet, un technicien du secteur CVC, hors gros chantiers, se déplace rarement sur une seule intervention par jour. Sans compter les pannes imprévues qu’il faut résoudre entre deux rendez-vous déjà planifiés.  

Disposer d’un logiciel de gestion d’interventions permet donc d’établir un plan de tournée qui tient compte des notions de distance et de temps, mais aussi de suivi en temps réel. Il permet également plus de souplesse lorsqu’une urgence se présente. 

Qualification, diagnostic de panne et maintenance prédictive des systèmes CVC

Chaudière, pompe centrifuge ou encore refroidisseur nécessitent une surveillance au quotidien. L’objectif premier de l’entretien et de la maintenance de systèmes CVC est d’éviter les pannes autant que possible et d’augmenter la durée de vie des équipements.

Les nouvelles technologies au service de la maintenance prédictive

Pour cela, les professionnels du secteur s’équipent alors de nouvelles technologies, comme des applications IoT (Internet des Objets), permettant de surveiller à distance et en temps réel l’état de fonctionnement du système. 

Détecter les anomalies, ou anticiper une panne en effectuant des analyses de données continues, permet à la fois d’être plus réactif, mais aussi de limiter la mise en arrêt des machines. C’est ce qu’on appelle la maintenance prédictive. 

Qualifier, diagnostiquer, et résoudre une panne à distance avec la visio-assistance

Toutefois, le risque zéro n’existe pas et une panne imprévisible peut se présenter et avoir des conséquences importantes pour le client : mise à l’arrêt du système, confort impacté, risque en termes de structure de bâtiment, augmentation des coûts en énergie… 

Dans ces cas, parfois extrêmes, il est important de faire preuve d’une réactivité immédiate. Ainsi, la visio-assistance est une fonctionnalité qui peut venir soutenir l’activité terrain. En effet, elle permet : 

• de réduire le temps de réponse : le client peut contacter le gestionnaire de service en temps réel pour lui montrer la situation dans laquelle il se trouve en détail ;
• de qualifier et diagnostiquer la panne à distance : urgence, besoins, degré de gravité ;
• d’accompagner le client à distance pour résoudre la panne, sans déplacer de technicien, si la situation le permet. C’est souvent le cas pour des dysfonctionnements légers ou des besoins de supports simples. 

Ainsi l’entreprise de service gagne un temps considérable et peut redistribuer plus efficacement ses forces vives et ses coûts. 

Pour le client, la qualité de service est au rendez-vous ! Il obtient des réponses et une prise en charge immédiate. 

Améliorer la traçabilité et respecter les exigences réglementaires du secteur CVC

Assurer la traçabilité des opérations menées est d’autant plus important lorsque l’activité doit respecter des exigences réglementaires. Concernant le secteur du CVC, la manipulation des fluides frigorigènes et le suivi des déchets, par exemple, sont encadrés par la loi et font l’objet d’un formulaire Cerfa. 

En effet, avec l’arrivée de la plateforme Trackdéchets, l’utilisation du Cerfa Fiche d’Intervention 15497*03 est obligatoire pour rédiger les rapports d’interventions, depuis le 1er janvier 2023. Ce Cerfa comprend à la fois une partie relative à la manipulation des fluides frigorigènes, mais aussi le Bordereau de suivi des déchets. 

Parmi les fonctionnalités proposées par un logiciel de gestion d’interventions, se trouve la possibilité de paramétrer sur-mesures des formulaires qui répondent aux spécificités métiers. Afin de faciliter la saisie et le suivi d’interventions, il est alors possible d’intégrer ce Cerfa à la solution de gestion des opérations terrain. Ainsi, l’entreprise dispose d’un outil clé en main, fluide et adapté à ses problématiques. 

En conclusion, un logiciel de gestion d’interventions peut être un outil précieux pour les entreprises du secteur du CVC. En effet, grâce aux nombreuses fonctionnalités disponibles, il peut aider à améliorer l’efficacité, la sécurité et la rentabilité des systèmes CVC, tout en réduisant les coûts de maintenance.