Espaces de travail : les enjeux de la livraison et de l’installation de mobiliers de bureaux

L’organisation des espaces de travail, véritables lieux de vie, contribuent au bien-être des salariés au quotidien. 

En tant qu’expert de l’aménagement de bureaux d’entreprise, vous savez que chaque projet est différent et revêt de nombreux enjeux. Y compris le planning qui doit correspondre aux impératifs du client. Et ce, pour assurer la continuité de son service et éviter les perturbations !

Pour le professionnel de la livraison et de l’installation de mobiliers de bureaux, il est alors crucial d’être équipé des meilleurs outils pour mener ces projets à bien. Une solution logicielle de gestion d’interventions peut s’avérer indispensable pour optimiser chaque étape.

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Livraison et installation de mobilier de bureau : une communication transparente pour rassurer le client

Au travail, chaque équipement contribue à la productivité des collaborateurs. S’il peut participer à leur bien-être, il revêt avant tout une fonction bien concrète. C’est pourquoi, lorsqu’une entreprise cliente signe un bon de commande pour être livrée d’un bureau, d’une chaise ou d’une lampe, tel jour à telle heure, elle s’attend à ce que cela soit fait comme convenu. 

Lui indiquer que la commande a été prise en compte, que le matériel est disponible et prêt à être livré fait partie de la communication minimum. Cela lui permet d’être rassuré. Le cas échéant, un client qui fait face à un manque de suivi et d’information, est un client qui devient anxieux et méfiant avec le temps.

De même, en cas de défaut de livraison, le tenir informé le plus tôt possible et lui donner un délai de résolution, contribue à une communication transparente et à une relation de confiance.

Un outil logiciel de gestion d’interventions offre la possibilité au client d’accéder à toutes les informations relatives au cycle d’intervention via un portail Donneurs d’ordres. Ainsi, l’expérience client est considérablement améliorée et une véritable collaboration s’installe. 

Aménagement de bureaux : respecter les plannings de livraison et d’installation pour ne pas perturber l’activité client

Comme pour toutes les entreprises de services, le respect des plannings est une priorité ! 

Le client choisit et commande le mobilier et les équipements qui serviront à aménager ses bureaux. Il s’attend donc à un suivi minutieux pour organiser la livraison et l’installation de manière à ce que cela corresponde à ses propres contraintes de planning. 

En effet, un bureau livré trop tôt peut venir encombrer les locaux. A l’inverse, livré trop tard, c’est prendre le risque qu’un salarié se retrouve sans l’équipement nécessaire pour poursuivre son activité. 

La planification intelligente avancée est une des fonctionnalités accessibles sur les solutions de gestion d’interventions. Elle permet de tenir compte :

• des disponibilités des équipes techniques,
• de la localisation du client,
• ainsi que des contraintes de ce dernier. 

S’il est nécessaire de déplacer le rendez-vous, l’opérateur planning modifie le créneau directement sur la plateforme web. Il peut également en informer le client par notification. Le technicien, de son côté, reçoit une mise à jour sur son application mobile en temps réel.

Installation de mobilier de bureau : des compétences techniques et beaucoup de minutie 

Afin de piloter et de coordonner efficacement un projet d’aménagement de bureau, à grande échelle comme à petite échelle, mobiliser les bonnes compétences est indispensable. 

Ainsi, l’opérateur chargé de l’organisation des équipes terrain peut accéder au profil des techniciens directement sur l’outil de gestion d’intervention. Cela lui permet, en fonction du type d’intervention : livraison, installation, SAV, métier concerné, compte client dédié, équipement spécifique, etc., de voir qui il doit mobiliser, et quand il peut le mobiliser. 

Répondre aux attentes du client dès la première intervention dépend de l’excellence de la qualité de service et garantit la satisfaction de celui-ci. 

Optimiser le transport pour rentabiliser les tournées de livraison et d’installation

Si plusieurs interventions de livraison, installation ou SAV sont prévues sur une même journée, il est nécessaire d’optimiser la gestion des tournées. Cela concerne à la fois les équipes, mais aussi la flotte de véhicules nécessaires et disponibles. 

Un même véhicule peut embarquer des éléments à distribuer à différents clients sur une même journée. Limiter les allers-retours inutiles est essentiel. Cela permet à la fois de :

• réduire les coûts de transports et de carburants,
• rentabiliser les temps de trajets,
• et aussi, de limiter l’impact des imprévus. 

En effet, avec le suivi GPS à distance, il est possible de choisir la meilleure option lorsqu’une urgence se présente. 

Autre effet bénéfique : la réduction de l’impact CO2 de l’activité. Ainsi, grâce à l’optimisation de la gestion d’intervention, il est possible d’agir à son niveau pour la planète.

Installation d’équipement de bureau : un SAV efficace garant de la fidélisation client

Lorsqu’un équipement ou un mobilier de bureau subit une dégradation ou une casse, pouvoir le réparer ou remplacer l’élément défaillant dans un délai défiant toute concurrence, renforce la fidélisation client. 

Afin de s’assurer de fournir le service le plus efficace, avoir une vision sur l’état des stocks à distance peut s’avérer un atout majeur. Ainsi, le technicien qui intervient au sein de l’entreprise cliente et qui fait face à un imprévu en matière de fournitures, peut informer le client de la disponibilité de la pièce et du délai de remplacement. Le client obtient une information fiable et peut se prononcer en toute connaissance de cause. 

Par ailleurs, le technicien sur site enregistre dans son rapport d’intervention tous les équipements qu’il a utilisés. Ainsi, en fonction des options activées, l’information peut remonter dans l’ERP de la société de services via un connecteur dédié et être facturée en quasi temps réel dès la clôture de l’intervention. Par conséquent, fini les déperditions d’informations entre le terrain et les bureaux, et fini aussi les problèmes de trésorerie !

Aujourd’hui, les logiciels de gestion d’intervention permettent à la fois d’optimiser l’ensemble des étapes de livraison et d’installation, afin de garantir la satisfaction client. Mais il permettent aussi aux entreprises de services qui disposent d’un tel outil de sécuriser et rentabiliser leur activité, et d’augmenter leur productivité. D’où l’importance de choisir la solution la plus adaptée et performante pour répondre à l’ensemble des enjeux métiers !