Comment Praxedo permet à SN Apilog Automation de diviser par 2 son temps de traitement administratif.

SN Apilog Automation, un expert du “Smart Building”

SN Apilog Automation est un spécialiste français du courant faible, de la supervision et des automatismes pour les bâtiments, qui déploie une expertise Smart Building dans l’intégration de systèmes technologiques intelligents et durables.

Créé en 2004 et ayant son siège social situé à Massy (91), SN Apilog Automation est le fruit d’un regroupement de plusieurs entreprises et compte aujourd’hui 130 employés. Avec un chiffre d’affaires de 20,2 millions d’euros en 2023, ses services couvrent principalement l’Île-de-France, et accompagnent quelques clients historiques en région (Bordeaux, Saint-Étienne,…), ainsi qu’au Luxembourg et en Belgique.

L’équipe “Activité de service” est composée de 17 techniciens, 3 managers et 1 assistante, et réalise en moyenne une centaine d’interventions par mois avec Praxedo. Celles-ci sont réparties entre maintenance, dépannage et petits travaux. Chaque intervention dure généralement entre une demi-journée et quatre jours.

Pourquoi avez-vous opté pour la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ?

Avec la croissance constante de la société, marquée par une augmentation de 7 à 10 % des effectifs chaque année, il nous est apparu indispensable de structurer nos processus et d’acquérir des outils adaptés. Nos besoins concernaient principalement la professionnalisation de nos activités, notamment dans le domaine de la maintenance, où la gestion automatisée est de plus en plus demandée par nos clients.

Nous avons déployé Praxedo en avril 2024, et depuis son adoption complète en mai, 80 à 90 % de nos interventions sont aujourd’hui planifiées via cette solution, répondant parfaitement à nos besoins.

La solution Praxedo a par ailleurs transformé le quotidien de nos techniciens. Elle réduit les erreurs, évite les rappels téléphoniques inutiles, et garantit une synchronisation en temps réel des informations. Nos équipes disposent ainsi de toutes les données nécessaires avant chaque intervention, ce qui simplifie grandement leur travail.

Un autre enjeu majeur était l’envoi rapide des rapports d’interventions aux clients. Avant, il fallait se connecter à distance via un VPN pour remplir des rapports sur Excel, une tâche fastidieuse et dépendante d’une connexion internet fiable sur site, qui pouvait prendre plusieurs semaines. Avec Praxedo, tout est devenu plus simple ; c’est un outil ergonomique et complet.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

• La plateforme web pour une plus grande facilité de planification

La plateforme web est utilisée par les managers et l’assistante pour planifier les interventions, accéder aux rapports et les archiver sur les serveurs internes, conformément aux directives de notre service informatique.

Par ailleurs, la planification des interventions reçues par email, auparavant très énergivore, est désormais automatisée grâce à Praxedo, bien que nous conservions encore pour le moment un fichier Excel pour certaines étapes de pré-planification.

• L’application mobile pour une meilleure productivité sur le terrain

Avec l’arrivée de Praxedo, nous avons décidé d’équiper nos techniciens de tablettes logotisées. Cela accompagne le développement global de notre image de marque aux yeux des clients sur site, parallèlement à notre transformation digitale.

Les techniciens et chefs de projets utilisent l’application mobile sur le terrain sur ces tablettes. Ils ont accès aux fiches d’interventions et historiques, ainsi qu’à tous les documents et informations nécessaires à la bonne réussite des opérations.

En outre, en collaboration avec les équipes Praxedo qui nous ont accompagnés, nous avons mis en place un formulaire de rapport d’interventions, paramétré sur-mesure, qui s’adapte automatiquement au type d’intervention concernée. Les techniciens peuvent également y ajouter des photos géocodées et horodatées.

Par ailleurs, si nous avons choisi de ne pas interfacer Praxedo à notre ERP Everwin GX pour le moment, nous pouvons toutefois exporter et réintégrer les données de l’un à l’autre, via fichiers CSV, sans risquer de doublons ou d’erreurs liés à une saisie manuelle.

Enfin, la validation des interventions en fin de journée est également simplifiée. Les managers peuvent valider les rapports d’interventions avant qu’ils ne soient envoyés aux clients, rendant l’ensemble du processus beaucoup plus fiable et fluide.

• Un outil adapté aux interventions complexes :

Praxedo permet aussi une gestion spécifique d’interventions liées à des demandes de décloisonnement par exemple. Ce type d’interventions en immeuble de bureaux nécessite d’évaluer l’état de l’éclairage, de la climatisation ou encore la position des stores…, afin de réorganiser correctement les espaces de travail.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

Une meilleure communication vis à vis des clients

Grâce à Praxedo, nous sommes beaucoup plus réactifs dans l’envoi des rapports d’interventions, avec un traitement à chaque fin de semaine. Nos clients sont davantage satisfaits, et nos techniciens peuvent ajouter des alertes dans les rapports, nous permettant ainsi de ne pas passer à côté d’opportunités de nouvelles commandes ou devis. La traçabilité et la qualité de service ont également été nettement améliorées.

Un levier de chiffre d’affaires additionnel

Le délai de traitement des rapports d’interventions a été divisé par deux, tout comme celui des facturations, qui est désormais d’environ un mois. Nous répondons par ailleurs à 100 % des demandes de devis de nos clients, y compris celles générées par nos techniciens en interventions, ce qui n’était pas toujours le cas auparavant : nous estimons ainsi avoir gagné 5 à 10 % d’interventions supplémentaires.

Une forte diminution des litiges clients

Enfin, certains clients qui refusaient de payer faute de preuves que les techniciens étaient bien intervenus, sont désormais convaincus grâce aux informations précises sur les horaires et la présence de nos équipes sur site. Cela permet de désamorcer les tensions et de limiter les litiges.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Etant donné la croissance de notre entreprise et la transformation de nos apprentis en CDI, nous sommes susceptibles d’augmenter le nombre de licences. Nous attendons également l’évolution de certaines fonctionnalités de la solution pour continuer à grandir et améliorer notre façon de travailler. Notre objectif est de rester à la pointe de la technologie dans notre domaine, en nous formant et en nous adaptant régulièrement.

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en deux mots-clés, quels seraient-ils ?

Je dirais automatisation, notamment en ce qui concerne la génération des rapports d’intervention, et communication, plus fluide et plus fiable à la fois interne et externe avec nos clients.