L’organisation et la gestion de la maintenance des appareils sur lesquels elles interviennent est souvent un véritable casse-tête pour les entreprises de service. Un logiciel de gestion des interventions peut vous aider dans la complexité de cette mission. À ce titre, les prestataires de Facility Management sont un excellent exemple pour démontrer l’accompagnement dont peuvent bénéficier les planificateurs dans la gestion de leur planning de maintenance.
Un suivi de la maintenance facilité face à une grande variété d’intervenants
Un ascenseur en panne, une porte de parking bloquée, une climatisation déréglée ou une imprimante hors service, sont autant de sources d’énervement et de perte de temps pour les collaborateurs de l’entreprise. En tant que prestataire de services, vous devez donc régler ces problèmes au plus vite. Mais gérer toutes les interventions de réparation ou de maintenance d’équipements, nécessite d’avoir recours à des outils numériques. Ceux-ci sont capables de centraliser tous les dysfonctionnements et de lancer, auprès des fournisseurs et réparateurs, les demandes d’interventions et d’assurer leurs suivis.
Afin de faciliter le suivi des interventions de maintenance, particulièrement si vous devez passer par un tiers, le logiciel de gestion des interventions Praxedo vous permet de suivre leur avancée via un portail dédié. Une fois les demandes d’interventions lancées et les dates fixées, une fonctionnalité du portail envoie des alertes pour rappeler la date, l’heure et le nom de l’intervenant. Cet outil permet également de suivre l’état d’avancement des prestations et de gérer l’historique des interventions. Des commentaires sur la nature de la panne peuvent être indiqués tout comme le prix de l’opération.
Par ailleurs, vous pouvez enrichir le portail de toute une somme d’informations relatives aux équipements comme les dates d’achats, les contrats de garantie, les fiches techniques de l’ensemble des matériels. La plateforme devient un référentiel permettant d’optimiser toutes les opérations de maintenance. Ainsi, en permettant aux techniciens d’accéder à toutes ces informations depuis leurs portables ou leurs Smartphones, ils peuvent consulter la documentation avant toute intervention ou s’y référer sur place en cas de besoin. Cette option leur permet d’améliorer leurs taux de résolution en première intervention.
Un bon suivi de la maintenance permet de rationaliser les dépenses
La dématérialisation des demandes et des fiches d’intervention, le suivi en temps réel de la prestation, ou encore à l’envoi de factures par mail, vous permettent de gagner en temps et en productivité. Vous vous affranchissez de toutes les manipulations papiers : impression, photocopie, envoi par courrier. Des opérations qui sont chronophages, sources d’erreurs et de pertes de documents.
Suivi de maintenance et dématérialisation, le combo gagnant
Par ailleurs, le stockage et l’archivage de documents numériques présentent de nombreux bénéfices. Ainsi, l’archivage numérique permet l’accessibilité en quelques clics à un document numérique, là où rechercher un document papier classé dans des dossiers stockés dans des armoires est long et complexe. D’autre part, a contrario du papier, le document numérique ne s’altère pas avec le temps et son stockage dans des data center distincts rend sa conservation plus sûre que dans une armoire située dans un local susceptible d’être inondé ou incendié.
Des indicateurs de maintenance pour un suivi macro des équipements
Le portail peut aussi être enrichi d’indicateurs permettant d’évaluer plusieurs critères : taux de panne de tel ou tel équipement, nombre d’interventions sur une machine donnée, temps d’immobilisation du matériel, coûts des interventions par type de matériels, par services, nombre d’interventions réalisées par tel prestataire, etc.
Suivi de maintenance et Facility Management, deux faces d’une même pièce
Gestion des droits d’accès aux bâtiments, maintenance de tous les équipements hors production de l’entreprise, exploitation et entretien des bâtiments, achat de fournitures, gestion des énergies (électricité, chauffage, ventilation, climatisation)… Le Facility Management est une activité essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise.
Anciennement connu sous le nom de « services généraux », le Facility Management est chargé du bon fonctionnement de l’entreprise. Aujourd’hui, face à la diversité et à la complexité des équipements et des normes de sécurité et environnementales des bâtiments à prendre en compte dans la gestion de la maintenance, les entreprises délèguent de plus en plus cette gestion à des prestataires extérieurs.
En effet, le matériel bureautique (postes de travail, imprimantes, devices, etc), les autres équipements hors production de l’entreprise (capteurs, caméras, badges…) et la gestion des bâtiments (normes de sécurité, contraintes énergétiques et environnementales), se diversifient et se complexifient. Cela incite de plus en plus d’entreprises à se délester de cette prestation chronophage et coûteuse, pour se concentrer sur leur cœur de métier. Charge donc aux prestataires de piloter et d’optimiser tout le fonctionnement de l’entreprise.
Utiliser un portail centralisateur de toutes les interventions de maintenance permet ainsi au Facility Manager de gérer et de rentabiliser l’activité de maintenance. Mais de tels outils sont exploitables dans de nombreux secteurs !
Un portail pour centraliser le suivi de la maintenance des équipements
En déployant un portail ouvert aux collaborateurs de l’entreprise, le Facility Manager accède en temps réel à l’information qu’ils remontent sur les dysfonctionnements constatés sur les équipements ou sur les bâtiments de l’entreprise. Cette information permet au Facility Manager de prendre en charge instantanément la gestion de ces incidents. Ainsi, depuis la plateforme, il peut envoyer directement les demandes d’intervention par mail aux prestataires référencés et contractualisés par l’entreprise. À noter que la visualisation des plannings, permet de savoir, par exemple, si un rendez-vous a déjà été programmé dans le cadre d’un contrat d’entretien ou d’un contrôle réglementaire sur la machine tombée en panne.
En vous dotant d’un portail, vous optimisez le bon fonctionnement des équipements hors production dans un environnement respectueux des normes d’hygiène et de sécurité. C’est aussi un moyen de rationaliser le coût de gestion de ces prestations. Un avantage lorsque l’on sait que toutes les entreprises cherchent à réduire leurs dépenses, surtout celles liées à des activités sources de coûts et non de revenus.
