Comment TCPE Maintenance optimise son traitement et gagne en qualité de service avec Praxedo

TCPE Maintenance, une entreprise spécialiste de la maintenance d’équipements en génie climatique et thermique

Créée en 2016, TCPE Maintenance est une entreprise spécialisée dans la maintenance d’équipements en génie climatique et thermique. De son activité première en maintenance du bâtiment, l’entreprise s’est ensuite naturellement étendue aux secteurs des cuisines professionnelles et au multi-service.

TCPE Maintenance a vu le jour par l’intermédiaire de sa société sœur, TCPE Climatique, créée en 1985 et spécialisée dans les travaux d’installation.

Elle déploie son activité en région Centre, jusqu’au sud de Paris, dans un périmètre de deux heures de route autour de son agence située en Centre Val-de-Loire.

Ses prestations s’adressent à une clientèle professionnelle variée : sites industrielles, bâtiments tertiaires, agences bancaires, hôtels, assurances, établissements scolaires, municipalités…

Avec un effectif de 14 personnes, dont 7 techniciens, TCPE Maintenance assure environ 3500 interventions par an, et a généré un chiffre d’affaires de 1,5 millions d’euros en 2022. Soit +10% par rapport à 2021. 

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ?

Avant le déploiement de Praxedo, nous effectuions une planification basique sur Excel, en saisissant les demandes d’interventions réparties en fonction des différents fichiers de planification de la maintenance. 

Des contraintes liées au timing et aux types d’interventions

La difficulté principale était de gérer le mélange des types d’interventions : maintenances préventives d’une part, et maintenances correctives d’autre part – ainsi que de nombreuses informations complexes. Parmi celles-ci, les urgences qui obligent à constamment revoir, modifier et faire évoluer les plannings arrêtés, tout en devant ménager nos fortes contraintes en termes de timing d’interventions.

Par ailleurs, les bons d’interventions réalisés sur papier étaient difficiles à récupérer, notamment lors de déplacements, ou en périodes de congés. Il fallait les retraiter manuellement, puis reporter informatiquement les données administratives, avec les risques d’erreurs ou d’oublis que cela comportait.

Il est devenu indispensable d’étudier les solutions dédiées à ce type de gestion présentes sur le marché, pour optimiser et professionnaliser nos propres process. Pour nous, les deux éléments déterminants étaient : 

1. Obtenir un outil de planification simple qui nous permette de centraliser les informations, d’être plus réactifs et proactifs, et de limiter les risques d’oublis et d’erreurs, afin d’assurer la satisfaction client ; 

2. Simplifier la gestion des bons d’interventions : les donneurs d’ordre n’étant pas toujours présents sur site, ce n’étaient pas toujours les bonnes informations qui étaient communiquées aux bonnes personnes. 

Les besoins d’un outil tout en un

L’intérêt de Praxedo est qu’il s’agit d’un outil tout en un. Il nous permet d’optimiser la partie planification, et accompagne notre digitalisation, tout en tenant compte de nos spécificités métiers. En effet, il prend notamment en compte nos obligations réglementaires avec l’intégration du Cerfa Fluide Frigorigène ou encore des attestations « chaudières ». 

L’accompagnement commercial en amont, puis tout au long du déploiement de la solution, nous a confortés dans notre choix. Les équipes Praxedo ont fait preuve de sincérité, d’adaptation et de réactivité face à nos problématiques. 

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

La plateforme web pour le traitement administratif

La plateforme web est utilisée dans les bureaux. Notre assistante réceptionne les appels et alimente l’outil avec les demandes d’interventions. Nous planifions et positionnons ensuite les interventions en fonction des priorités, urgences et compétences des techniciens. Praxedo nous permet d’intégrer davantage les particularités de chaque intervention. 

Par ailleurs, lorsque l’intervention est achevée, nous contrôlons les rapports en interne et mettons en œuvre les actions qui doivent suivre, comme : 

• Imputer l’intervention sur un contrat, ou procéder à une régularisation ;
• Envoyer un devis associé lorsqu’il y a une suite à donner.

Tous les éléments enregistrés par le technicien (photos, matériels utilisés, champs du formulaire, …) nous permettent d’avoir une vision claire et complète de l’intervention, et de  répondre au besoin du client plus rapidement. 

L’application mobile pour gérer l’intervention sur le terrain

De son côté, le technicien terrain travaille sur l’application mobile. La solution a été très vite adoptée par les équipes, car elle a permis un gain de temps immédiat : 

• Au niveau de la préparation des interventions grâce aux informations clients, matériels, historiques et éventuelles photos associées, transmises via l’interface ;

• Au niveau des trajets qui s’affichent directement sur le GPS en un clic et de façon optimisée. 

Ainsi, tout le process d’intervention est optimisé. Y compris la clôture de celle-ci qui intervient avec la signature électronique du client sur l’application mobile, avant que le technicien ne quitte le site.

Le compte-rendu d’intervention remonte ensuite directement dans l’outil. Dès la notification email reçue côté bureau, nous relisons et vérifions en interne toutes les informations mentionnées, avant l’envoi au client. Nous garantissons à ce dernier une mise à disposition du rapport sous 1h maximum après la fin de l’intervention. 

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

Gain de temps

Le bénéfice principal concerne le gain de temps permis grâce à la digitalisation et à la simplification des process. Là où nous mettions en moyenne 1 semaine pour traiter un bon d’intervention, nous sommes aujourd’hui sur un délai de 24 à 48h. Par ailleurs, nous pouvons aujourd’hui traiter, davantage en priorité, les interventions sur lesquelles il y a des devis à émettre. Le volume d’informations papiers et de tâches administratives à réaliser de façon manuelle nous empêchait jusqu’alors d’avoir cette vision. 

Côté client, le fait de recevoir le rapport d’intervention sous format PDF dans la journée leur permet de prendre rapidement les décisions en conséquence. Avec le feuillet papier, les informations ne remontaient pas toujours jusqu’au siège et au donneur d’ordre. 

Meilleure communication et image de marque

D’une part, tout est conservé dans Praxedo : traçabilité, historiques, … et l’outil de gestion des heures nous permet de vérifier le temps imputé aux différentes interventions. 

D’autre part, nous perdons moins de temps à chaque étape et avons gagné en qualité de communication, en interne comme en externe, que ce soit en fiabilité, rapidité ou transparence.

Enfin, l’utilisation de la solution Praxedo participe à l’image de marque de notre entreprise, en apportant modernité et innovation. Cela peut aussi être un atout d’un point de vue de nos recrutements : nous gagnons en dynamisme vis-à-vis des nouvelles générations.

Aller à l’essentiel

Enfin, nous tenons à ce que nos techniciens passent toujours à l’agence en début de journée. En effet, le lien relationnel que l’on a avec eux est un point important. Cependant, grâce à la centralisation de données factuelles, nous avons tendance à mieux optimiser l’ensemble du cycle d’intervention : plus aucune demande n’est mise de côté et nous pouvons aller à l’essentiel lorsque nous nous voyons. 

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Le marché est tendu, mais porteur. L’objectif est de pouvoir suivre la croissance de l’entreprise. Nous voulons notamment être prêts pour pouvoir absorber la charge de données et d’informations à venir, grâce à l’utilisation de Praxedo.

Dans notre secteur d’activité, le digital est intégré depuis longtemps. Les évolutions technologiques et électroniques accompagnent l’évolution des équipements sur lesquels nos équipes interviennent. Nous n’avons donc pas rencontré de réticence à l’adoption d’un nouvel outil en interne. 

Nous aimerions par ailleurs étudier la possibilité de connecter la solution à notre intranet pour permettre à nos clients de saisir directement leur demande d’intervention. Nous questionnons également nos process et nos outils pour les faire évoluer : utilisation des notifications clients, accès au portail donneur d’ordre, … Mais avant tout, nous souhaitons que l’outil reste le plus simple possible à utiliser pour les techniciens sans alourdir les process. C’est pourquoi, dans un premier temps, nous avons calqué Praxedo sur nos anciens process papiers. Dans un second temps, l’idée est d’exploiter davantage le potentiel de la solution sur la partie digitalisation. 

Si vous devez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Pour moi, les deux-mots qui résument Praxedo sont :

« Simplicité » : simplicité de l’outil, en termes de configuration (spécificités métiers, personnalisation, formulaires paramétrés, …), de prise en main et d’utilisation au quotidien (avec le système de « drag and drop » entre autres). Nous pouvons arriver à des résultats intéressants sans compétence particulière en informatique, aussi bien pour l’utilisateur final, que pour le technicien, ou encore au bureau. 

« Réactivité » : nous avons gagné en réactivité à tous les niveaux (gestionnaire, techniciens et clients) avec la dématérialisation des informations, leur remontée en temps réel, et les différentes fonctionnalités disponibles (photos, emails, …).