Le rapport d’intervention, aussi appelé fiche ou bon d’intervention, est un élément indispensable de toute maintenance ou dépannage. Rédigé par le technicien sur le terrain, il permet de rendre compte des actions réalisées chez le client.
À la fois essentiel à la réalisation des interventions sur place et à la facturation, son format papier présente des défauts : pertes, informations manquantes, illisibles etc.. Alors, comment s’assurer de rédiger un bon d’intervention complet et efficace à chaque intervention ? Quels sont les avantages d’un rapport d’intervention digitalisé ?
Comment rédiger un bon rapport d’intervention de maintenance ou de dépannage ?
Afin de pouvoir effectuer sa mission correctement, le technicien doit disposer en amont d’un certain nombre d’informations. Une fois sur place, il doit également remplir de nombreux critères et obligations, afin que vous puissiez effectuer une facturation fiable basée sur son rapport.
EN AMONT, LE BON D’INTERVENTION EST NÉCESSAIRE POUR FOURNIR TOUTES LES INFORMATIONS AU TECHNICIEN
1. Le lieu de l’intervention et les coordonnées du client
Cette information permet au technicien d’établir sa tournée d’interventions. Grâce à une solution digitale, le lieu d’intervention s’affiche sur une carte GPS et permet de connaître précisément le temps de trajet. Il est alors également possible d’optimiser automatiquement la tournée de vos techniciens en fonction du lieu de l’intervention.
2. Les données d’accès au lieu d’intervention
En tant que planificateur, assurez-vous que votre technicien bénéficie du nom auquel sonner, des codes d’accès au lieu, des numéros d’étages et de sous-sol, ou du contact de la personne qui permet de réaliser l’intervention.
3. La date et l’heure du rendez-vous
Non seulement le bon d’intervention doit indiquer la plage horaire choisie par le client, mais également la durée estimée de la tâche.
4. La description de l’intervention à réaliser et les équipements nécessaires
Plus votre technicien dispose d’informations sur la panne (détails de diagnostic), mieux il sera préparé. Il pourra prévoir le matériel nécessaire, les contraintes de sécurité, prendre connaissance des historiques d’interventions…
5. Les documents complémentaires à l’intervention
Si votre technicien intervient sur du matériel spécifique, comme du matériel d’électricité ou de plomberie, il doit disposer des documents techniques pour l’accompagner dans sa tâche : plan du site, schéma, tutoriels… via l’application mobile.
QUELLES SONT LES INFORMATIONS À REMPLIR SUR LE TERRAIN POUR DES RAPPORTS D’INTERVENTIONS COMPLETS ?
Le rapport d’intervention est à la fois utile à la communication avec le client et à la traçabilité de l’intervention. Complété correctement, il vous permet aussi de collecter des données précieuses pour le calcul de vos performances et l’analyse de vos process.
1. Les horaires effectifs de l’intervention
Avec un logiciel de gestion de tournées, vos équipes terrain signalent l’heure de démarrage et de clôture des activités directement via leur application. Ces informations peuvent être vérifiées grâce à une fonction de géolocalisation.
2. Le statut de l’intervention
Avant de quitter les lieux, le technicien indique sur son compte rendu l’état de la situation.
Si le problème est réglé, il précise les étapes de sa résolution. Ces informations restent dans l’historique et seront utiles lors d’une visite future ou pour anticiper la maintenance des mêmes équipements.
Si la réparation a échoué, le technicien l’indique également, afin qu’une seconde visite soit programmée.
3. La prise de photo
Avec l’application mobile Praxedo, les techniciens terrain peuvent prendre et intégrer des photos géocodées aux rapports d’interventions. Cela permet d’éviter les situations litigieuses et sert également à la préparation de futures visites. Il est même possible d’annoter directement les clichés en mode tactile.
4. La liste des pièces détachées
En clôturant son activité, le technicien indique dans le bon d’intervention la quantité et la nature des pièces détachées effectivement utilisées. Si l’application de gestion de tournées est bien synchronisée avec votre ERP / CRM, vous pouvez ainsi automatiser la gestion de vos stocks.
5. La signature du client
Choisissez une application de maintenance dotée du contrôle automatique des informations saisies. Chaque technicien enregistre directement la signature électronique du client à l’issue de l’intervention, afin d’accélérer le processus de facturation.
L’application mobile pour soulager le technicien dans la rédaction de ses rapports d’interventions
Au vu du nombre d’informations nécessaires pour que le technicien fasse son intervention dans les meilleures conditions, le format papier ne semble pas être la meilleure des solutions. Quels sont les avantages des bons d’interventions digitaux ?
FACILITEZ LA RÉDACTION DES RAPPORTS D’INTERVENTIONS POUR LE TECHNICIEN
1. Pré-paramétrez la fiche de compte rendu
Dans les applications de gestion de tournées les plus avancées, le formulaire des comptes-rendus est lui-même entièrement pré-paramétré. Il se déroule selon les réponses données par le technicien, c’est-à-dire que certains champs ne se déploient qu’en fonction de la réponse à une question.
2. Allez à l’essentiel
Personnalisez au maximum les champs des formulaires, afin qu’ils n’affichent que ceux utiles à votre domaine d’activité ou au type d’intervention à réaliser par le technicien.
3. Visez un minimum de saisie de texte
Dans la même optique, exploitez les menus déroulants et les cases à cocher. Réservez les champs de saisie de texte libre pour des précisions spécifiques.
AMÉLIOREZ LA TRAÇABILITÉ DE VOS INTERVENTIONS GRÂCE À VOS RAPPORTS D’INTERVENTIONS DIGITALISÉS
Au-delà de la rapidité et de la fiabilité de la saisie des informations, l’autre avantage essentiel d’un rapport d’intervention dématérialisé est qu’il assure une traçabilité rigoureuse des interventions menées.
Disposer d’une solution mobile pour les techniciens, permet de garder une trace de toutes les étapes de l’intervention : de la prise en compte de la demande du client, à la clôture et la validation de l’intervention réalisée sur le terrain.
Cette traçabilité peut se révéler très utile en cas de litige, au cas où par exemple, un technicien serait intervenu sur le site en l’absence d’un personnel du client. Elle permet également de respecter les engagements contractuels vis-à-vis d’un client final ou d’un donneur d’ordres.
Enfin, c’est également un atout certain dans le suivi de vos obligations légales (si vous devez remplir des CERFA spécifiques, faire le suivi de produits dangereux, etc).
OPTIMISEZ LA QUALITÉ DE VOTRE SERVICE CLIENT GRÂCE À VOS BONS D’INTERVENTIONS
C’est l’un des principaux avantages de se doter d’une solution de gestion des interventions : proposer à vos clients un service d’une qualité irréprochable.
En faisant le suivi précis des heures travaillées de vos techniciens et du temps effectif passé sur les interventions, vous êtes en mesure d’analyser plus précisément le temps à prévoir pour chaque type d’intervention. Vous présentez des devis au plus près de la réalité du terrain à vos clients.
Par ailleurs, le fait de pouvoir signer le bon d’intervention de manière dématérialisée et de le réceptionner par email dès le départ du technicien est un gage de qualité indéniable. Cela crée forcément une relation de confiance entre le client et vous.
Enfin, cela vous permet également de retenir vos clients, car ils peuvent facilement retrouver les données des interventions effectuées chez eux et vous contacter en cas de SAV.
Le modèle de bon d’intervention de Praxedo
Pour vous accompagner dans la bonne réalisation de vos interventions, vous pouvez paramétrer de nombreux modèles de fiches d’interventions avec Praxedo. Celles-ci s’adaptent en effet facilement à vos spécificités métiers.
Chaque projet bénéficie de son chef de projet dédié. Ce dernier vous accompagne dans la création et la personnalisation de tous les modèles de rapports, en fonction de vos besoins.
En bref, les entreprises de service ont tout à gagner à dématérialiser leurs rapports d’interventions. De la diminution des erreurs de saisie à la transmission des données pour facturation, vous assurez une qualité de service irréprochable et les gains de trésorerie sont assurés.
