Circet réduit de 75% le temps de ses planifications de ses interventions.

Pouvez-vous nous parler de CIRCET et de ses activités en quelques mots ?

CIRCET est le premier fournisseur de services d’infrastructures télécoms en Europe.
Avec son siège social près de Toulon, Circet dispose de 105 agences en France, et de filiales en Allemagne, en Irlande, au Royaume-Uni, en Espagne et au Maroc.
 
Nos clients sont les opérateurs télécoms, les fabricants d’équipements télécoms, les grands comptes propriétaires d’infrastructures, les opérateurs d’infrastructures et les collectivités locales.
 
Dans un contexte de déploiement massif du Très Haut Débit fixe et mobile, alors que les investissements publics et privés vont bon train, Circet offre à ses clients des prestations clé en main qui couvrent tous les métiers du secteur : l’ingénierie, la construction, la mise en service, l’exploitation et la maintenance des réseaux télécoms fixes et mobiles, ainsi que la vente d’abonnements et le raccordement des abonnés.
 
Pour Orange et dans le cadre de l’activité de vie de réseau, Circet réalise les interventions de Production et Maintenance Boucle locale cuivre et fibre sur les régions Pays de Loire, Centre Val de Loire, Ile de France, PACA, Corse, Alsace Lorraine, Bourgogne Franche Comté et Réunion/Mayotte.
 
Sur ce seul périmètre, nous avons actuellement 2500 Techniciens actifs qui interviennent sur des interventions d’une durée de 15 min à plusieurs jours et ont déjà réalisés :

• 86 000 interventions FTTH
• 144 000 interventions de jarretièrage
• 227 000 interventions Cuivre

Soit près de 460 000 interventions rien que sur les six premiers mois de cette année 2019.
Nos volumes d’interventions sont énormes. En 2018, sur année complète, nos techniciens ont réalisé plus de 900 000 interventions.

Quel était votre problématique initiale en matière de gestion d’interventions ?

Un outil indépendant de nos donneurs d’ordres

Tout d’abord, nous avions besoin d’un outil indépendant des opérateurs clients, pour des raisons de confidentialité liées à notre activité, tant en ce qui concerne les données que l’organisation du travail de nos techniciens.
 

Une solution capable de piloter des indicateurs de performance

Ensuite, nous cherchions un logiciel de gestion d’interventions intégré avec une interface de pilotage, ou à minima une solution offrant la possibilité de connecter nos propres outils internes, notamment pour faciliter l’analyse des performances individuelles de techniciens et le pilotage des KPI contractuels.
 
Nous avions d’autres critères importants dans notre cahier des charges comme la réactivité du fournisseur concernant le support et la formation de nos équipes, et la qualité de l’accompagnement opérationnel dans la durée.
 

Une interface en mode SaaS et robuste

Bien entendu, la solution recherchée devait être robuste et capable de gérer et de planifier un très grand nombre d’ordres de travail pour nos techniciens.
 
Nous souhaitons nous équiper d’une solution SaaS et pas « On Premise », pour ne pas avoir à engager nous-même des opérations de maintenance et de mise à jour. L’avantage du SaaS, c’est que tout est dans le Cloud, et ça élimine la charge informatique chez nous. Les mises à jour, la maintenance de la solution sont faites directement par le fournisseur. C’est plus simple à gérer.
 

Besoin d’un outil disponible en permanence et interfaçable

Enfin, Au vu des chiffres évoqués précédemment, il était nécessaire pour Circet de s’équiper d’un outil disponible de n’importe où, et permettant le transfert d’un ordre de travail vers un technicien et le retour du compte rendu de l’intervention du technicien vers nos planificateurs, le tout interfaçable avec notre client Orange mais également d’autres clients.
 
Après un bechnmark des solutions de gestion d’interventions disponibles sur le marché, notre choix s’est porté sur Praxedo. En effet, la solution remplissait la plupart de nos critères, et surtout, nous avons senti chez Praxedo l’envie de nous accompagner, l’accessibilité des fondateurs et la confiance sur le projet Circet.
 
Il est également à noter que sur ce marché spécifique Orange, les acteurs se font de plus en plus rares car notre client Orange demande une interface particulière qui évolue constamment avec de nouveaux projet tous les semestres. C’est très exigeant pour les fournisseurs et ils ne sont pas nombreux à pouvoir proposer une telle évolutivité. C’est également cette facette de Praxedo qui nous a permis de décider rapidement.

Quel est votre usage de Praxedo chez Circet et quels sont les bénéfices retirés ?

Nous utilisons le logiciel de gestion d’interventions Praxedo pour adresser plusieurs clients, mais avec une forte présence dans l’univers Orange sur l’activité vie du réseau.
 

Un pilotage des interventions de A à Z

A date, Praxedo nous permet de piloter un processus de réalisation de bout en bout :

• La réception de l’ordre de travail de la part du client ;
• La planification au plus juste avec les délais induits à nos interventions ;
• La réalisation de l’intervention par le technicien avec des points de validation obligatoires ;
• La remontée du compte-rendu d’intervention intégrant notamment des photos avant/après en pièces jointes ;
• La génération de la facturation par ordre de travail ;
• Le pointage de la facturation mensuelle.

On peut dire que Praxedo est notre comptabilité auxiliaire pour la justification de la facturation car nous avons réalisé un lien avec nos outils comptables. C’est très pratique pour la traçabilité des interventions.
 

Le Praxedo SmartScheduler pour planifier des milliers d’interventions

Par ailleurs, dans le cadre de la planification, nous avons des volumes énormes d’interventions à gérer au quotidien. Pour y arriver, nous utilisons le module d’optimisation des tournées : Praxedo SmartScheduler (PSS). C’est un moteur de planification qui intègre une dose d’intelligence artificielle et qui nous rend un énorme service.
 
En effet, il a la capacité de réaliser des plannings pour des milliers de techniciens, au plus juste en tenant compte de contraintes de compétences et de délais. Et sa philosophie nous permet de l’adapter à chaque contrainte locale, car il nous permet de réaliser de la dichotomie sur la planification.
 
Pour exemple, on traite une compétence particulière (entreprise) dans un premier temps. On demande au PSS de planifier dans le respect strict des rendez-vous le nombre d’ordres de travail avec le nombre de techniciens identifiés.
 
Ensuite, on réalise une planification avec de la compétence « nacelle », par exemple, en y intégrant le planning déjà réalisé préalablement.
Et on avance jusqu’à placer l’ensemble des ordres de travail.
 
A l’heure actuelle, 85-90% de nos ordres de travail sont placés avec PSS. Je rappelle qu’on parle de centaines de milliers d’interventions à l’année.
 
Les prérequis sont simplement les compétences et le géo-positionnement des techniciens sur la carte, avec leur lieu de départ de tournée, qui n’est pas forcément le lieu de résidence ou le dépôt.
 
Et c’est là tout l’enjeu, car il faut affiner l’emplacement des lieux de départ des techniciens pour que l’outil PSS optimise au mieux dans un rayon d’intervention qui leur est propre.
Une fois la mécanique affinée et optimisée, il est possible de créer des scénarii à partir des vues de la recherche avancée qui permettent de dérouler un mode opératoire séquencé et simple.
 
Depuis la mise en place de cette mécanique, nous avons diminué de 75% le temps quotidien de planification. Nous planifions environ 2500 interventions par jour. Avant Praxedo, ça nous prenait 4 heures par jour. Avec Praxedo on est passé à seulement 1 heure par jour.
 
3 heures par jour en moins, c’est un gain de temps énorme qui permet aux responsables de la conduite d’activité de se concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée, notamment sur tout ce qui concerne l’amélioration de la relation client.

Et si vous deviez résumer Praxedo en 2 mots clés ?

J’ai deux mots-clés qui me viennent spontanément à l’esprit : Réactivité et Productivité.
 
« Réactivité », car Praxedo est à l’écoute de nos demandes d’évolutions pour répondre aux exigences d’Orange, et le support est également très rapide à nous proposer des solutions quand nous en avons besoin.
 
« Productivité » en ce qui concerne la planification grâce au Praxedo SmartScheduler. Encore une fois, comme je l’ai expliqué, on a fait un gain énorme sur ce point.