CHEMET GLI assure une réactivité immédiate aux demandes de ses clients.

Parlez-nous en quelques mots de GLI et de ses activités…

GLI est une société qui existe depuis longtemps sur le marché Français. Nous avons deux unités de production, des usines où nous fabriquons des réservoirs GPL, et une branche dédiée au Service.
 
En ce qui concerne l’activité Service, celle qui utilise Praxedo depuis 2007, elle a été créée au début des années 90.
A l’heure actuelle, nous couvrons la France entière. Nos activités consistent en la mise en place, le retrait et l’échange de réservoirs de gaz GPL en clientèle. Nous assurons également le dépannage sur les réservoirs GPL positionnés chez les clients de nos donneurs d’ordres (Butagaz, Antargaz, etc) ainsi que tout ce qui concerne le contrôle des installations.
 
Sur l’activité Service, nous disposons de centres et de dépôts un peu partout en France. GLI compte à l’heure actuelle plus de 500 salariés, dont 160 sont rattachés à l’activité Service.
 
Nous avons 140 techniciens itinérants qui interviennent chaque jour chez nos clients pour installer, dépanner ou remplacer des réservoirs GPL.
 
Les techniciens de GLI réalisent ainsi près de 25 000 interventions par an chez les clients.
 
Depuis janvier 2020, la société GLI (Gaz Liquéfiés Industrie) a été rachetée par un groupe Polonais : CHEMET. Elle s’appelle désormais CHEMET GLI SAS.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ?

Nous avons été relativement précurseurs dans la dématérialisation des processus d’intervention en France. Il faut dire que nous nous sommes équipés de Praxedo dès 2007. Nous sommes donc un utilisateur historique.
 

Une planification des interventions « à l’ancienne »

Avant de passer sur Praxedo, nous faisions la planification des interventions « à l’ancienne ». Nous avions des cartes routières fixées sur nos murs. Toutes les interventions étaient pointées avec des fiches cartonnées et des épingles sur ces cartes Michelin. Il suffisait que quelqu’un passe trop près du mur pour faire sauter toutes les interventions… C’était une autre époque.
 
Du côté de nos techniciens, chacun d’entre eux était doté de formulaires A4 qui étaient simplement des tableurs Excel imprimés…
 

Une nécessité d’optimiser les process opérationnels

Donc, forcément, à un moment, on a voulu améliorer les choses d’un point de vue opérationnel. Notre idée était de trouver un logiciel de gestion d’interventions nous permettant d’optimiser les tournées de nos techniciens, et également de conserver un historique informatique des contacts avec les clients : interventions, commentaires, etc.
 
Nos process de l’époque étaient bien trop lourds et ne permettaient pas de développer facilement l’activité. Nous étions complètement à l’aveugle sur nos opérations à court et à moyen termes.
 
Ce qui a tout déclenché, c’est que deux de nos gros clients ont voulu qu’on s’interface avec leur mode d’échange de données informatiques. Dans les années 2000, on fonctionnait essentiellement à base de faxes, de mails et de courriers postaux pour communiquer avec nos clients et donneurs d’ordres…

Besoin d’une solution connectable à notre ERP

Nous avions déjà un ERP à l’époque, une ancienne version de Sage. Il nous fallait donc trouver la solution de gestion d’interventions qui allait nous permettre de saisir les informations des techniciens et les transmettre dans notre ERP.
 
On a prospecté les différentes solutions sur le marché et le choix s’est porté sur Praxedo qui, déjà à l’époque, était la solution la plus avancée du marché pour les entreprises disposant de techniciens.
 

Les raisons du choix du logiciel de gestion d’interventions Praxedo

Ce qui nous a fait choisir Praxedo c’est le fait qu’on peut assurer un paramétrage fin de nos formulaires. On peut créer facilement tous les champs que l’on souhaite en fonction des informations que l’on souhaite récupérer et exploiter. Le premier argument de Praxedo c’était vraiment la souplesse et la flexibilité de la solution.
 
Ensuite, ce qui nous a séduit c’était la facilité pour planifier les interventions et suivre les activités des techniciens en un seul coup d’œil à partir de l’interface de conduite d’activité.
 
Donc, ensuite, on a déployé Praxedo. On recevait les fichiers informatiques de nos clients, qui s’intégraient dans notre ERP Sage et ensuite les informations partaient dans Praxedo pour la planification.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

Chez CHEMET GLI, nous avons 3 catégories d’utilisateurs de Praxedo.
 

L’interface web pour la conception des plannings des techniciens

En premier lieu, nos planificateurs utilisent la plateforme web pour concevoir les plannings des techniciens. Au départ, les interventions sont créées dans notre ERP Sage X3, puis elles sont basculées automatiquement dans Praxedo pour créer les plannings. Pour cela, nos planificateurs utilisent principalement la cartographie. En un coup d’œil, ils voient où sont positionnées les interventions, et peuvent concevoir des tournées cohérentes pour les techniciens. On gagne un temps précieux dans la planification avec Praxedo.

L’application mobile pour fiabiliser les comptes-rendus d’interventions des techniciens

En second lieu, nous avons les techniciens qui évoluent d’intervention en intervention sur le terrain. Eux sont dotés de l’application mobile.
 
Le fonctionnement est assez simple. On leur pousse les ordres d’intervention dans leur application mobile Praxedo. Ils ont accès à toutes les informations nécessaires pour mener à bien leur mission : adresse, coordonnées et nom du contact sur site, historique des interventions éventuellement déjà réalisées sur le réservoir, etc.
 
Ensuite, une fois en intervention sur le site du client, ils complètent leur compte-rendu directement dans l’application. Les formulaires sont préparamétrés. Ils sont guidés. Ils n’ont qu’à suivre le déroulé.
 
Nous avons rendu des champs obligatoires, tels que l’ajout de photos par exemple. C’est très utile. On leur demande de mettre entre 5 et 10 photos par formulaire. C’est un gros gain pour nous. On fait ainsi un constat avant/après l’intervention. Cela permet d’apporter factuellement au client la preuve de ce qui a été réalisé sur son réservoir GPL.
 
Une fois le formulaire validé, il remonte automatiquement dans notre ERP Sage X3. Certaines informations sont ainsi automatiquement transférées de champs à champs, comme les cases à cocher, les numéros de réservoirs, les photos, etc. Tout cela se fait à l’aide des webservices proposés par Praxedo. On veut approfondir et élargir le scope de cette transmission des données en installant le connecteur que Praxedo a spécialement développé pour Sage X3. Mais j’en parlerai après.
 

Une remontée des comptes-rendus dans Sage X3 grâce aux webservices de Praxedo

Aujourd’hui, les ordres d’interventions partent de notre Sage X3 vers Praxedo toutes les heures et les comptes-rendus des techniciens remontent de Praxedo vers Sage X3 en quasi-temps réel.
 

L’exploitation des données par notre service de préfacturation

Et donc pour terminer, notre dernière catégorie d’utilisateurs de Praxedo, c’est notre service de préfacturation qui récupère les données des comptes-rendus d’interventions, regarde les commentaires des techniciens et en fonction il va saisir en ligne de commande les interventions réalisées dans notre ERP Sage X3. Encore une fois, en passant au connecteur, on automatisera toute cette partie.

Quels sont les principaux bénéfices que vous apporte la solution Praxedo ?

Nous retirons plusieurs bénéfices de l’utilisation de Praxedo chez GLI.
 

Une meilleure réactivité vis-à-vis des clients

Tout d’abord, Praxedo nous permet clairement une meilleure réactivité vis-à-vis des demandes de nos clients. Toutes les données sur les clients et les interventions sont tracées dans la plateforme. Ce qui nous permet de répondre en temps réel à toute demande d’information de la part d’un client. Cette réactivité dans les échanges est très appréciée par nos clients.

Une traçabilité optimale des interventions

Ensuite, en termes de traçabilité des interventions, Praxedo nous permet de tout garder en mémoire. On sait exactement, et immédiatement, ce qui a été fait sur tel réservoir, à tel moment, et par qui. Et en plus on a les photos. Toutes les informations sur les interventions sont facilement retrouvables.

Une standardisation de nos process d’intervention et de traitement administratif

Avec Praxedo, tout le monde travaille sur le même outil. Il n’y a plus de transmission de papiers et tout le monde sait ce qui se passe. Tout le monde travaille de la même manière. Nous avons standardisé nos procédures d’intervention et de traitement administratif. L’information circule de manière fluide en interne et cela permet aussi d’optimiser la communication auprès de nos clients. Avant, chaque dépôt avait son propre formulaire, il n’y avait pas d’homogénéité. Maintenant tout est harmonisé, cohérent, exploitable.

Une fiabilité terrain même dans des conditions extrêmes

Le passage au digital nous a également aidé dans l’opérationnel sur le terrain. En effet, nos techniciens mènent des actions sur des réservoirs de gaz, et sont régulièrement amenés à intervenir dans des conditions extrêmes : sous la pluie, au fond d’une tranchée, dans la boue, etc. Avec le papier, c’était très difficile à gérer pour eux. Donc entre ça et les papiers mouillés, salis, déchirés, Praxedo nous a permis de faire un gain considérable sur la fiabilité et l’exploitabilité des informations contenues dans les comptes-rendus d’interventions.

Moins de ressaisie d’informations grâce aux webservices

Un autre bénéfice de Praxedo est qu’on a beaucoup moins de ressaisie d’informations grâce à la remontée automatique d’une partie des données via les webservices de la solution. Et encore une fois, lorsque nous aurons installé le connecteur Sage X3 de Praxedo, il n’y en aura plus du tout.

Des tournées optimisées et des temps de trajet réduits pour les techniciens

D’un point de vue opérationnel, Praxedo nous permet d’optimiser les tournées de nos techniciens chez les clients. On peut ainsi voir l’ensemble des ordres d’interventions en un seul coup d’œil. Avec la planification à partir du module cartographique, on voit tout très simplement. En cas d’imprévu, avec la géolocalisation des techniciens, on peut identifier celui qui est le plus près d’une intervention. On optimise les tournées, on réduit les temps de trajet des techniciens. C’est très facile.

Un gain en termes de qualité de service pour nos clients et donneurs d’ordres

Enfin, je terminerai par le gros bénéfice que Praxedo a apporté à nos clients et donneurs d’ordres. Les comptes-rendus d’interventions sont plus complets, avec photos, et envoyés très rapidement à nos donneurs d’ordres. On attend plus le passage du technicien au centre, ou son fax. Rien n’est oublié, rien n’est perdu. Tout est là, au complet, tout de suite : pourcentages de gaz repris, numéros de réservoirs, photos avant/après, prévisites de chantiers, etc. En termes de satisfaction client c’est vraiment bien.
 
Pour certains clients et donneurs d’ordres, on peut avoir des engagements contractuels très serrés, notamment sur les garanties de délai d’intervention. Praxedo nous offre la vision à la fois détaillée de l’ensemble de nos activités terrain et nous pouvons ainsi exécuter les interventions beaucoup plus rapidement.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Praxedo s’inscrit clairement dans l’avenir de GLI. Nous avons été rachetés en début d’année par le groupe Polonais CHEMET. Une réflexion est en cours avec la nouvelle direction pour étendre Praxedo à d’autres activités.
 

Prochain objectif : déployer le connecteur Sage X3 de Praxedo

Un autre objectif pour nous est d’installer le connecteur Sage X3 / Praxedo dans les mois qui viennent. Nous n’avons pas pu le faire avant du fait de la procédure de rachat. Nous savons que ce connecteur proposé par Praxedo nous fera gagner encore plus en productivité dans le traitement des interventions. C’est une de nos priorités pour l’année à venir.

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

En guise de mots clés pour résumer Praxedo, je choisis « Souplesse » et « Réactivité ».
 

Souplesse : une solution qui s’adapte en fonction de nos besoins

En effet, Praxedo permet une vraie souplesse d’utilisation avec la liberté de créer et de modifier les formulaires des techniciens à l’envie. La solution est presque totalement paramétrable en fonction de nos besoins, ce qui fait qu’on se l’approprie très rapidement, tant au niveau du service de planification, qu’au niveau des techniciens.
 

Réactivité : le bon technicien, au bon endroit, au bon moment

Ensuite, pour nous Praxedo offre une meilleure réactivité grâce aux webservices, avec une remontée instantanée des comptes-rendus d’interventions, une visualisation en temps réel de la position des techniciens qui nous permet d’envoyer le bon technicien, au bon endroit et au bon moment. A la grande satisfaction de nos clients et donneurs d’ordres.