Portes, portails, systèmes d’ouvertures automatisés : comment répondre aux enjeux d’interventions du secteur ?

Le secteur des systèmes d’ouvertures automatisées englobe un large éventail d’équipements, allant des portes automatiques des centres commerciaux aux portails sophistiqués des résidences privées, en passant par les barrières de sécurité des sites industriels. Ainsi, l’installation et la maintenance de ces systèmes requièrent une gestion d’interventions terrain complexe.

Face à la concurrence croissante et aux exigences élevées des clients, les entreprises du secteur font face à de nombreux défis. Alors comment assurer un service de qualité, tout en optimisant les processus internes ? 

Le Guide Praxedo

Portes et portails automatiques : ne soyez pas fermés à l'installation d'un logiciel de gestion d'interventions

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Installation et maintenance des systèmes d’ouvertures automatisés : gagner en efficacité opérationnelle

L’efficacité opérationnelle dans le secteur des systèmes d’ouvertures automatisées repose sur une gestion optimale des équipes terrain. Un exemple : un technicien spécialisé en motorisation de portail doit intervenir sur une panne à une heure de route, tandis qu’un autre, expert en contrôle d’accès, se trouve à quelques kilomètres du lieu. Sans une organisation rigoureuse, des déplacements inutiles, des retards et une perte de productivité sont inévitables.

Un logiciel de gestion d’interventions performant permet d’éviter ces écueils grâce à des fonctionnalités dédiées.

Planification intelligente

Le logiciel prend en compte les compétences spécifiques des techniciens (habilitation électrique, spécialisation en portes sectionnelles, connaissance des systèmes hydrauliques, etc.) et les contraintes de chaque chantier pour optimiser les plannings et affecter les interventions aux techniciens les plus pertinents.

Attribution optimisée

En cas d’urgence, le logiciel identifie en temps réel le technicien le plus proche et le plus compétent pour intervenir sur une panne de porte automatique ou un portail bloqué. L’attribution optimisée des interventions limite les délais et améliore la satisfaction client.

Suivi en temps réel

Grâce à la géolocalisation et à la synchronisation des données, les planificateurs peuvent suivre les techniciens en temps réel, estimer leur heure d’arrivée sur site et anticiper les retards éventuels. Ce suivi précis permet d’ajuster les plannings et d’informer les clients de l’avancement des interventions.

En intégrant ces fonctionnalités, les entreprises du secteur peuvent améliorer la gestion de leurs équipes sur le terrain. Cela améliore la réactivité, réduit les coûts de déplacement et assure un service client de qualité.

Sécurité et conformité : respecter les normes en vigueur pour les systèmes d’ouvertures automatisées 

Le secteur des systèmes d’ouvertures automatisées est soumis à un cadre réglementaire strict pour garantir la sécurité des utilisateurs et des biens. Les entreprises doivent suivre de nombreuses règles. Notamment la norme européenne EN 16005 relative à la sécurité d’utilisation des portes motorisées. Elles doivent aussi  s’assurer que leurs techniciens possèdent les habilitations nécessaires pour intervenir sur les installations électriques. Un logiciel de gestion d’interventions peut jouer un rôle crucial dans le respect de ces obligations légales et la réduction des risques.

Gestion des habilitations

Le logiciel permet de centraliser les informations relatives aux habilitations des techniciens (habilitations électriques, autorisations d’accès, etc.) et de vérifier leur validité. Lors de l’attribution d’une intervention, le logiciel s’assure que le technicien affecté possède les qualifications requises, limitant ainsi les risques d’accidents et les non-conformités.

Suivi des obligations légales

Le logiciel intègre un système d’alertes et de rappels pour les contrôles périodiques obligatoires. Cela inclut la vérification des dispositifs de sécurité et la maintenance préventive, garantissant ainsi le respect des échéances et la conformité des installations.

Traçabilité des interventions

Chaque intervention est documentée dans le logiciel, avec la possibilité de joindre des photos, des rapports d’intervention et des certificats de conformité. Cette traçabilité permet de constituer un historique complet des opérations effectuées, facilitant les audits et les contrôles en cas d’incident.

En utilisant un logiciel de gestion d’interventions, les entreprises du secteur peuvent ainsi : 

• renforcer la sécurité de leurs installations, 
• minimiser les risques juridiques 
• garantir la conformité de leurs opérations, 

tout en améliorant la transparence et la confiance envers leurs clients.

Une solution collaborative pour une communication fluide entre équipes terrain et clients

Dans le secteur des systèmes d’ouvertures automatisées, une communication fluide entre les équipes terrain et les clients est un gage de satisfaction et de fidélisation. Un logiciel de gestion d’interventions agit comme un véritable hub de communication, facilitant le partage d’informations en temps réel et renforçant la collaboration entre tous les acteurs.

Visio-assistance

Dans le cas d’un client confronté à un portail bloqué : grâce à la visio-assistance, il peut établir un contact visuel direct avec le technicien. Lors de cet échange, le client montre précisément le problème rencontré, permettant un diagnostic à distance précis et immédiat. Le technicien peut alors qualifier la panne en un instant, identifier les pièces nécessaires et rassurer le client sur la nature de l’intervention. 

Scénarios de notifications

Si la résolution du problème est simple, le technicien peut même guider le client pas à pas pour effectuer une manipulation, évitant ainsi un déplacement. Pour des interventions plus complexes en revanche, une intervention sur site est alors programmée. Le client reçoit alors des notifications automatisées par email ou SMS, configurées selon des scénarios prédéfinis : 

• confirmation de la prise en charge, 
• heure d’arrivée estimée du technicien, 
• avancement de l’intervention… 

Le client est ainsi tenu informé à chaque étape, de manière proactive. 

Portail Donneurs d’Ordres

De plus, grâce au portail client dédié, il accède en temps réel aux informations liées à sa demande d’intervention, y compris le compte rendu détaillé, les photos, les pièces remplacées… , et les éventuelles recommandations. Ce portail renforce la transparence, permet au client de suivre l’historique de ses équipements, et simplifie la gestion de ses futures demandes.

Intégration : connecter un logiciel de gestion d’interventions au SI existant de l’entreprise pour une gestion sans faille

L’intégration d’un logiciel de gestion d’interventions au système d’information existant est un impératif pour les entreprises souhaitant optimiser leurs processus et éliminer les silos d’information. En effet, si un technicien doit ressaisir les informations d’un client déjà présent dans le CRM, ou qu’un responsable doit compiler manuellement les données des interventions pour les intégrer à l’ERP… Ces opérations chronophages et sources d’erreurs nuisent à l’efficacité globale de l’entreprise.

Connecteurs ERP/CRM et API

Un logiciel de gestion d’interventions moderne propose des API (interfaces de programmation applicative) robustes et des connecteurs prédéfinis, permettant une communication fluide et automatisée avec les autres outils métiers. Par exemple, l’intégration avec un CRM permet de synchroniser les informations clients (coordonnées, historique des interventions, équipements installés) et d’automatiser la création de fiches d’intervention. L’intégration avec un ERP permet quant à elle de gérer les stocks de pièces détachées, de suivre les coûts des interventions et de générer automatiquement les factures. 

Une interopérabilité au service de la fiabilité de l’information

Cette interopérabilité élimine les doubles saisies, réduit les erreurs et accélère les processus, garantissant une gestion sans faille de l’ensemble des opérations. Les entreprises peuvent ainsi bénéficier d’une vision unifiée de leurs activités, améliorer la collaboration entre les différents services et prendre des décisions plus éclairées.

Optimiser la rentabilité et maximiser le ROI des interventions sur les systèmes d’ouvertures automatisées 

Si la digitalisation des process est aujourd’hui essentielle, il est crucial d’aller plus loin et de rechercher des solutions qui optimisent la rentabilité des interventions. Un logiciel de gestion d’interventions performant offre des fonctionnalités qui contribuent directement à la réduction des coûts, à l’augmentation de la productivité et à l’amélioration des marges.

Optimiser les coûts et augmenter la productivité

L’optimisation des tournées d’intervention est un levier majeur pour réduire les coûts. En effet, en planifiant intelligemment les déplacements des techniciens, en tenant compte de leur localisation, des compétences requises et des contraintes de chaque intervention, le logiciel permet de minimiser les kilomètres parcourus et les temps de trajet. 

La facturation est également accélérée grâce à l’automatisation des process : les techniciens saisissent leurs rapports d’intervention sur le terrain, les données sont directement intégrées au système et envoyées en facturation. Cette rapidité d’exécution libère du temps pour les équipes administratives et améliore la satisfaction client. 

De plus, le suivi optimisé des stocks de pièces détachées permet d’éviter les ruptures et les retards d’intervention, contribuant ainsi à une meilleure productivité.

Mesurer la performance et identifier les axes d’amélioration

Un logiciel de gestion d’interventions fournit également des outils précieux pour analyser la performance des opérations et identifier les axes d’amélioration. 

Grâce à des tableaux de bord personnalisables et des rapports précis, les responsables peuvent suivre des indicateurs clés tels que le taux de résolution au premier déplacement, le temps moyen d’intervention, le coût par intervention, etc. L’analyse de ces données permet de détecter les points faibles (par exemple, un faible taux de résolution en première intervention sur un modèle spécifique de porte), d’optimiser les processus et de prendre des décisions éclairées pour améliorer l’efficacité globale des interventions. 

Ainsi, en mesurant et en analysant les performances, les entreprises peuvent maximiser le retour sur investissement de leurs opérations et garantir une rentabilité durable.