Comment Flex’HS arrive à facturer Praxedo en quasi temps réel grâce à Praxedo.

La société Flex’HS a été créée en 2019, après le rachat d’une entreprise qui existait depuis 10 ans. Le gérant, Steven Hardy, a débuté l’activité seul avec des bons d’intervention rédigés manuellement, puis un premier technicien l’a rejoint en janvier 2020, suivi d’un second en août de la même année.

Flex’HS intervient principalement dans le dépannage de flexibles hydrauliques sur l’ensemble de l’Île-de-France et les régions limitrophes, 7j/7, 24h/24, de nuit, et même quand il neige.

Ayant initialement développé son activité dans le secteur des Travaux Publics qui reste l’une de ses activités majeures, ses clients sont issus de secteurs variés : industrie et services (du restaurant aux machines industrielles), location de machines, espaces verts, secteur ferroviaire, ou encore automobile. Son activité englobe le dépannage, la maintenance préventive, le diagnostic d’usure, ainsi que la vente et la réparation de composants hydrauliques (vérins, joints, tiges, pompes, distribution). Flex’HS offre également depuis peu des services de graissage.

Avec une croissance estimée à +50 % pour 2024 et 1500 interventions menées par an (plus du double qu’en 2019), Flex’HS compte aujourd’hui un effectif de 5 personnes et 4 véhicules opérationnels. 3 véhicules supplémentaires sont par ailleurs en cours de commande.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ?

Avant de passer à Praxedo, nous utilisions un système papier pour gérer nos interventions, avec des bons de livraison rédigés à la main. Ce processus était limité et chronophage, les clients avaient besoin d’un suivi détaillé (photos, rapport d’intervention précis). Le temps perdu à gérer manuellement les documents impactait également la réactivité et l’efficacité des équipes.

Nous avons découvert Praxedo via une simple recherche en ligne. La fonction de géolocalisation a été déterminante et c’est pour cela que nous avons sollicité une démonstration qui a montré sa pertinence. Le déploiement de Praxedo a été réalisé mi-2020.

La solution a apporté des fonctionnalités clés :

• Photos des machines, géocodées et horodatées, avant et après intervention,
• Géolocalisation en temps réel pour optimiser les déplacements et réduire la consommation de carburant,
• Rapports d’interventions professionnels intégrant commentaires, kilométrages des machines et suivi des interventions,
• Centralisation des données pour un suivi optimal et une meilleure réactivité.
  

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

Chez Flex’HS, nous utilisons la solution Praxedo à plusieurs niveaux, avec des rôles et usages adaptés aux besoins de chaque utilisateur :

La plateforme web est l’outil de planification et de gestion centralisé. 

Elle est utilisée par moi-même (Steven Hardy), notre secrétaire et un technicien coordinateur. Cela nous permet de superviser l’ensemble des activités, garantir le bon déroulement des interventions et de gérer la coordination des plannings, l’attribution des interventions et la communication avec les clients.

Grâce à la plateforme web, l’équipe peut :

• Localiser en temps réel le technicien le plus proche de l’intervention à effectuer.
• Planifier efficacement les interventions, en minimisant les trajets inutiles et en optimisant les délais.
• Suivre la progression des interventions en direct.
  

Une application mobile pour les techniciens sur le terrain. 

Parmi ses utilisations principales se trouvent :

• La saisie des informations directement sur site : Les techniciens remplissent des formulaires adaptés et ajoutent des photos géolocalisées et horodatées pour documenter leur intervention. Nous avons créé 5 formulaires paramétrés sur-mesure : dépannage urgent, dépannage non urgent, livraison, astreintes, suivi des vérins, ainsi qu’un formulaire pour la maintenance préventive.
• la validation immédiate : Les clients peuvent signer électroniquement, et un rapport PDF est envoyé automatiquement, renforçant la rapidité et la transparence.

Par ailleurs, grâce à sa connexion à SumUp, Praxedo permet également les encaissements directement sur site. Il peut s’agir de ventes additionnelles ou du paiement d’intervention immédiat lorsqu’il s’agit d’un nouveau client.

Une intégration de Praxedo avec EBP 

Grâce à l’interconnexion entre EBP et Praxedo, les données saisies dans Praxedo sont directement transférées à EBP, qui gère la facturation et le suivi administratif. Par ailleurs, la digitalisation des process évite aux techniciens de repasser à l’agence pour déposer des documents, économisant ainsi du temps et des ressources.

Usages spécifiques de Praxedo

• Création de devis (6ème formulaire) : Il s’agit d’un usage détourné qui nous permet de chiffrer des pièces à remplacer. Si le client valide sur site, l’intervention peut être réalisée immédiatement.
• Suivi des performances internes : Des rapports spécifiques sont extraits pour piloter l’activité.
• Enfin, un formulaire se présentant sous forme de checklist permet de gérer la sécurité liée aux astreintes et aux prises de gardes. Un certain nombre de critères sont à remplir pour pouvoir partir en intervention et si toutes les cases de la checklist ne sont pas cochées, la prise de garde ne peut pas se faire. 

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

Bénéfices qualitatifs 

1. Amélioration de l’image de l’entreprise :

Praxedo nous permet de rivaliser avec les autres acteurs du marché, notamment dans le cadre des appels d’offres, des contrats cadres, ou d’exigences spécifiques, (traçabilité, gravage des flexibles, dates, rapports affiliés, …). Nous proposons désormais des rapports professionnels détaillés et une traçabilité complète, renforçant notre crédibilité auprès des clients.

2. Diminution du nombre de litiges :

Avec les photos prises avant et après chaque intervention, nous pouvons également prouver l’état initial et final des machines. Cela permet de résoudre rapidement les éventuels différends avec les clients. D’autant plus que le rapport d’intervention est signé électroniquement par le client qui atteste ainsi être en accord avec les éléments spécifiés. 

3. Impact écologique positif :

En optimisant les trajets grâce à la géolocalisation, nous avons également réduit notre consommation de carburant, limitant ainsi notre empreinte écologique.

Bénéfices quantitatifs 

1. Gain de temps important sur la facturation :

Grâce à Praxedo, les éléments nécessaires à la facturation (bons de livraison, données chiffrées) sont disponibles dès la fin de l’intervention. Ce qui prenait autrefois jusqu’à trois jours est désormais fait dans la journée.

Par ailleurs, aujourd’hui, nous avons une secrétaire à temps plein pour s’occuper de la facturation. Cela concerne environ 150 interventions menées par mois par une équipe de 4 techniciens. Avant le déploiement de Praxedo, j’effectuais la facturation seul, ce qui me prenait 3h par jour pour 1 technicien terrain, soit 1 journée complète pour 2 techniciens. On peut estimer que ce temps a été divisé par deux. 

2. Productivité accrue :

Praxedo simplifie les tâches administratives et permet aux techniciens de se concentrer sur leur cœur de métier. Les interventions, parfois très complexes (jusqu’à 30 ou 40 lignes dans un bon), sont désormais parfaitement documentées et intégrées.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Nous prévoyons de renforcer notre utilisation de Praxedo pour accompagner notre croissance et répondre aux besoins de nos clients :

1. Augmentation du nombre de licences :

Avec le recrutement à venir de nouveaux techniciens, nous devrons probablement ouvrir de nouvelles licences pour maintenir l’efficacité opérationnelle.

2. Utilisation de nouvelles fonctionnalités :

A l’avenir, il serait intéressant de pouvoir visualiser dans Praxedo les stocks de matériels et pièces détachées. Par ailleurs, nous aimerions pouvoir générer un QR code pour chaque flexible, permettant d’accéder instantanément à l’historique des interventions et aux caractéristiques du matériel directement en le scannant avec l’application mobile.

Si vous devez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Facilité : De la création client jusqu’au rapport d’intervention, toutes les étapes sont simples et intuitives. La solution est conçue pour être accessible à tous.

Réactivité : On est là pour éviter les arrêts de production et faire gagner de l’argent à nos clients. Praxedo nous permet d’être plus efficaces et professionnels à tous les niveaux. De la planification des interventions à la remise des rapports aux clients, nous gagnons un temps précieux tout en évitant les interruptions de service. Cette rapidité renforce notre capacité à répondre aux besoins de nos clients, qu’il s’agisse de dépannage urgent ou de maintenance préventive.