Sybord améliore sa qualité de service.

Parlez-nous en quelques mots de Sybord et de ses activités…

La société SYBORD a été créée en 1946. Son siège est installé à proximité de Lyon. SYBORD a toujours eu une activité télécoms. De 1946 à 2000, nous étions des installateurs de téléphonie en entreprise. Depuis 2000, notre activité a évolué et nous sommes devenus opérateurs télécoms et réseaux.
 
Nous intervenons sur les trois aspects du réseau télécom d’entreprise : le LAN, le WAN et le MAN. Nous déployons les postes téléphoniques ou les soft phones, et nous prenons également en charge l’installation de la fibre, de l’ADSL, SDSL et jusqu’à la téléphonie GSM de l’entreprise.
 
Nous assurons l’installation, la facturation et la maintenance des équipements dans les entreprises.
 
En termes de zone d’activité, nous intervenons bien sûr dans la région Lyonnaise, mais nous avons également une capacité d’intervention sur la France entière grâce au Groupe Resadia, un réseau d’une trentaine d’entreprises (moitié téléphonie, moitié informatique) dans lequel nous sommes associés.
 
Nous avons récemment racheté une autre entreprise de télécoms, ETG. Au total SYBORD compte ainsi 35 salariés, dont 16 techniciens équipés de Praxedo.
 
En moyenne, nos techniciens effectuent plus de 8000 interventions par an chez nos clients, qu’il s’agisse d’installation ou de maintenance.
 
SYBORD est une entreprise dynamique qui réalise un chiffre d’affaires de l’ordre de 6 Millions d’euros par an, avec une croissance annuelle de 10% en moyenne sur les 15 dernières années.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ?

Nous sommes équipés depuis longtemps de l’ERP Everwin GX. C’est un bon ERP, mais la gestion de la mobilité, ce n’est pas son usage premier. Jusqu’alors on utilisait le module de planning intégré dans Everwin GX, mais le système était assez rigide. Nous manquions de flexibilité, et surtout le module a atteint ses limites lorsque nous avons racheté notre filiale ETG.
 

Besoin d’un logiciel de gestion d’interventions pour gérer nos techniciens à distance

En effet, le module d’Everwin GX ne permet pas de bien gérer les techniciens à distance. La société ETG est située à 180 kilomètres du siège de SYBORD. Forcément, les techniciens ne passent jamais chez nous pour déposer les rapports d’interventions ou récupérer leurs ordres d’interventions. Nous n’avions donc aucun moyen d’assurer la gestion de leurs interventions à distance.
 
C’est pourquoi nous avons décidé de chercher un logiciel de gestion d’interventions pour résoudre ce problème.
 
Nous avons étudié les différentes possibilités, et notre choix s’est porté sur Praxedo, principalement pour trois raisons majeures :
 
En premier lieu, comme je viens de le dire, nous avions besoin de pouvoir gérer les plannings de la société ETG que nous venions de racheter, et Praxedo permet de le faire facilement.
 

Un besoin de gagner en productivité

En second lieu, nous étions, chez SYBORD, en recherche de gains de productivité, notamment sur le traitement administratif des interventions de nos techniciens. Beaucoup de choses étaient encore manuelles chez nous : les frais d’interventions étaient sur papier, écrits à la main et devaient être scannés. Les heures des techniciens étaient également déclarées sur papier et devaient ensuite être rentrées à la main dans notre ERP. Les techniciens n’avaient aucun accès à leur planning à distance et devaient se rendre au bureau pour l’obtenir, d’où pas mal de trajets improductifs. En tout, nous avions calculé que nous perdions 1h30 de travail par jour sur le traitement administratif. A la fin de l’année, ça commençait à faire beaucoup d’heures…
 

Un besoin d’optimiser le reporting des interventions

La troisième raison principale qui nous a amené à nous équiper du logiciel de gestion d’interventions Praxedo c’est qu’avec notre fonctionnement papier, nous avions beaucoup trop de risques de perte d’informations sur les interventions. Les comptes-rendus des techniciens n’étaient pas toujours complets, ou alors difficilement lisibles. Cela posait des problèmes d’exploitation des données d’intervention pour la facturation. Quand certains rapports d’interventions n’étaient pas tout simplement égarés…
 
Donc il nous fallait une solution nous permettant de sécuriser la saisie des comptes-rendus, d’assurer un reporting complet et exploitable, et également de nous permettre de tracer correctement chaque intervention et de pouvoir la retrouver facilement si besoin.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

La gestion des plannings via l’interface web

L’interface web de Praxedo est à la disposition de tout le monde dans la société. Nous nous en servons pour assurer la bonne planification de nos techniciens, SYBORD et ETG. Ce travail de planification est principalement effectué par mon assistante et moi-même. Le responsable de notre Hotline est également amené à planifier des interventions.
 

Une circulation fluide des données entre Praxedo et l’ERP Everwin GX

Avec l’aide d’un intégrateur, nous avons, grâce aux webservices mis à disposition par Praxedo, créé une connexion fluide et à double sens entre notre ERP Everwin GX et la plateforme Praxedo.
 
D’un côté, on récupère les données issues d’Everwin GX, telles que les bons d’interventions, les informations clients (adresse, coordonnées, contact sur site, etc), les types d’interventions, les numéros de référence… Et ensuite, on planifie les interventions pour nos techniciens dans l’interface de planning de Praxedo.
 

Les rapports d’interventions dans l’application mobile des techniciens

De l’autre côté, nous avons nos techniciens qui réalisent les interventions sur le terrain et qui remplissent leurs rapports d’intervention sur leur application mobile. Nous leur avons paramétré un formulaire avec toutes les informations essentielles à compléter.
 
Ils peuvent saisir les informations en dictée vocale, le reste ce sont des cases à cocher, des réponses à choisir dans des menus déroulants. C’est facile et rapide à faire pour eux, et en plus c’est beaucoup facilement exploitable chez nous pour le suivi des interventions et la facturation. Tout est lisible. Tout est complet. Tout est opérationnel.
 
Une fois que le technicien a complété son compte-rendu d’intervention dans son application Praxedo sur son terminal mobile, grâce au connecteur avec Everwin GX, toutes les informations remontent dans l’ERP : le rapport d’intervention avec toutes les données, le compte-rendu en format PDF, le relevé des heures passées par le technicien, le détail des pièces complémentaires utilisées lors de l’intervention, l’état d’avancement de l’intervention (terminée ou pas).
 
Grâce aux webservices de Praxedo, toutes ces données remontent dans notre ERP, de manière cohérente et organisée.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

Je dirais qu’avec Praxedo, nous retrouvons des bénéfices à plusieurs niveaux.

Une gestion facile et à distance de nos techniciens, filiale comprise

D’abord, nous sommes désormais en capacité de gérer facilement et à distance les interventions des techniciens de notre filiale ETG. Cette entreprise est située à 180 km de chez nous et avant, avec notre ancien système, ce n’était pas possible. Donc, c’est déjà un gros avantage opérationnel puis cela répond à notre premier besoin lié au rachat de cette entreprise.

Un vrai gain de productivité sur le traitement administratif des interventions

Ensuite, Praxedo nous a fait gagner en productivité, et notamment sur le traitement administratif des interventions. La connexion avec notre ERP Everwin GX et la circulation fluide et structurée des informations d’intervention entre les deux plateformes nous aident beaucoup au quotidien.

Des comptes-rendus d’interventions 100% exploitables et immédiatement disponibles

Par ailleurs, la saisie des comptes-rendus est 100% sécurisée grâce à l’application mobile des techniciens. Les rapports sont complets, lisibles, exploitables, et immédiatement disponibles pour le traitement administratif. Il n’y a plus de pertes de documents, ou d’omission d’informations. Je pense notamment à tout ce qui concerne les pièces complémentaires utilisées en intervention. Avant, on n’avait pas forcément le décompte exact de ce qui avait été utilisé et ça pouvait poser des problèmes pour la facturation. Avec Praxedo, nous avons tout le détail et rien n’est oublié.
 

Une meilleure traçabilité des interventions

Praxedo nous a également fait progresser en termes de traçabilité des interventions. Tout est remonté et archivé en numérique. En quelques clics, nous pouvons facilement retrouver une intervention passée. Et nous pouvons aussi transmettre les historiques aux techniciens dans leur application mobile. C’est très pratique.
 

Une meilleure réactivité grâce à la géolocalisation

La géolocalisation est également un vrai bénéfice quand on parle de planification. On sait où sont nos techniciens, sur quelles interventions, et où ils en sont dans l’avancement de leur mission. Cela nous permet de nous organiser, notamment quand on doit gérer une urgence chez un client et qu’on doit rapidement lui envoyer le technicien le plus proche de son site.
 

Une plateforme en SaaS évolutive, accessible de n’importe où, n’importe quand

Un autre avantage, c’est le SaaS. Nous n’avons rien d’installé sur nos serveurs. Nous n’avons pas de maintenance à faire, pas de mise à jour logicielle à gérer. Tout est dans le cloud. Tout est géré par Praxedo. La solution est évolutive. Elle est stable et fonctionne en continu. C’est sécurisé et la plateforme est accessible de n’importe où à n’importe quel moment.
 
Là aussi c’est très pratique, notamment en période de crise sanitaire, comme actuellement, où il faut limiter les contacts physiques au maximum. Je peux très bien gérer mes interventions en télétravail, et mes techniciens ne sont pas obligés de repasser trop souvent au bureau. En ce sens, Praxedo est un outil pertinent et qui prend son sens dans la période actuelle.
 

Une meilleure image de marque et une amélioration de la satisfaction client

Enfin, je dirai qu’avec Praxedo, on a progressé sur tous les aspects liés à l’image de marque. La solution nous a permis de moderniser notre image aux yeux de nos clients, mais aussi d’améliorer la qualité de service, notamment avec des rapports d’interventions impeccables et transmis rapidement au client avec toutes les informations nécessaires.
 
Une des raisons pour lesquelles nous avons choisi Praxedo, c’était la promesse de disposer d’un outil qui nous aiderait à améliorer le niveau de satisfaction de nos clients. Et je dois dire que Praxedo est bien au rendez-vous de cette promesse.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

SYBORD va continuer sa croissance. Après l’acquisition réussie de notre filiale ETG, nous envisageons d’autres rachats d’entreprises dans le futur pour alimenter notre croissance.
 
Avec la connexion entre Praxedo et Everwin GX, nous avons pu concevoir un système de gestion de notre activité qui nous permet de « scaler » notre mode d’organisation en toute sérénité.
 
Le socle technique dont nous disposons nous permettra à l’avenir d’intégrer sans problème les techniciens de nouvelles filiales et de gérer des volumes d’interventions toujours plus importants.

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Productivité

En premier mot-clé, je choisis « Productivité ». Car Praxedo, nous a vraiment fait gagner en productivité dans notre gestion d’interventions, que ce soit sur le côté administratif comme sur le côté technicien.
 

Reporting

Et en second mot-clé, je dirais « Reporting ». Sur cet aspect également, Praxedo nous a fait progresser, que ce soit en interne, où le suivi et la traçabilité des interventions se sont nettement améliorés, ou en externe vis-à-vis de nos clients, avec des rapports d’interventions plus complets, plus qualitatifs et envoyés rapidement, ce qui a nettement amélioré notre communication et notre image de marque.